Rechtliche Risiken beim Unternehmenskauf – Teil 26 – Zeitplan für die Unternehmensübernahme

2.9.2 Der Zeitplan für die die Unternehmensübernahme

Bereits vor dem Abschluss des Unternehmenskaufs muss ein Zeitplan für die Integration des übernehmenden Unternehmens in das Erwerbende erfolgen. Auch dieser Zeitplan sollte bereits im Vorfeld vereinbart werden. Es ist wichtig, dass die Vitalfunktionen zuerst und vorrangig berücksichtigt werden. Unter Vitalfunktionen versteht man etwa die Kommunikation mit dem Kunden. Es ist im digitalen Zeitalter wichtig, dass die gesamte Internet-Verbindungsstruktur am Stichtag zur vollen Verwendung steht. Auch das sollte mit den internen oder externen IT-Dienstleistern vertraglich fest vereinbart sein. Dazu gehört auch, dass den IT-Dienstleistern ausreichende Informationen für ihre Arbeit gegeben wird. Damit sich auch alle Beteiligten daran halten, sollte ein klarer Zeitplan dafür im Vertragswerk aufgestellt worden sein. Wenn sich einzelne Beteiligten daran nicht halten, sollten diese mit vereinbarten Vertragsstrafen belegt werden.

Weiterhin muss, auch im Hinblick auf die Vermeidung der Abwanderung oder Abwerbung von Mitarbeitern, ein klares Organisationskonzept für die Zeit nach der Übernahme erstellt werden. Es sollte vertraglich festgelegt werden, wann dieses Organisationskonzept vorliegen muss. Es ist auch wichtig, dass die Lieferanten und Kunden ihre gewohnten Ansprechpartner behalten oder zeitnah und rechtssicher über einen Wechsel ihrer Ansprechpartner informiert werden.

Aber auch die rückwärtigen Dienste oder das Back Office müssen auf die Fusion vorbereitet werden. Es muss durch ein nahtloses Organisationskonzept sichergestellt werden, dass alle benötigten Formulare und Lieferscheine die Aufschrift der neuen Firma tragen. Die Umsetzung dieser Anforderungen sollte bereits vor dem Vollzugstag der Fusion abgeschlossen sein. Der Zeitplan dafür ist vertraglich festzulegen.

2.9.3 Das Customer Relationship Management

Ein wichtiger Punkt beim Erwerb eines Unternehmens ist das Customer Relationship Management. Daher sollten auch die diesbezüglichen Vorstellungen der Parteien genau im Vertrag geregelt werden. Unter Customer Relationship versteht man sämtliche Daten zu Lieferbeziehungen und die gesamte Pflege der Kundenbeziehungen. Es ist wichtig, dass hier keine Daten durch eine eventuelle Personalfluktuation, die vor allem bei geplantem Personalabbau oder Gerüchten darüber einsetzen kann, verloren gehen. Daher sollten die gesamten Daten auch in eine elektronische Kundenbeziehungsdatei eingepflegt werden.

Insbesondere im technischen Bereich ist es wichtig, zu erfahren, wann etwa ein Zuliefererbetrieb mit größeren Aufträgen zu rechnen hat. Nur so kann die Produktion und die Bestellung der Rohstoffe entsprechend gesteuert werden. Es ist daher sinnvoll, dieses Wissen nicht nur auf der informellen Ebene zu belassen. Denn wenn ein leitender Ingenieur nur über seine informellen Kontakte zu seinem Auftraggeber von einer gesteigerten Nachfrage erfährt, geht dieses Wissen verloren, wenn der Ingenieur etwa durch Krankheit oder Versetzung in eine andere Abteilung ausfällt.

Hier ist problematisch, dass die mit dem Customer Relationship befassten Mitarbeiter oftmals spüren, dass in ihrem Bereich eine Personalreduzierung angedacht ist und die Einpflege dieser Daten oftmals nur schleppend vor sich geht. Gerade weil hier so ein konfliktträchtiger Bereich vorliegt, sollte mit den entsprechenden vertraglichen Regelungen sichergestellt werden, dass die elektronische Einpflege auch planmäßig geschieht. In diesem Fall muss ein vertraglich fixiertes Anreizsystem geschaffen werden. Dieses kann in der Zahlung einer Geldprämie für die Einpflege von Kundendaten bestehen oder auch in der einfachen Zusage, dass der Arbeitsplatz des Mitarbeiters erhalten bleibe.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Der Unternehmenskauf – Rechtliche Risiken bei Kauf und Verkauf mittelständischer Unternehmen“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2014, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-18-2.

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