Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden – Teil 10 – Der Versammlungsleiter in der Gesellschafterversammlung

5 Der Versammlungsleiter in der Gesellschafterversammlung

Das Amt eines Versammlungsleiters sieht das Gesellschaftsrecht nicht vor. Gerade in Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern, aber auch in Gesellschaften mit nur zwei Gesellschaftern bei Konfliktpotential ist es sinnvoll, die Gesellschafterversammlung von einer gesonderten Person leiten zu lassen.[1] Ein Versammlungsleiter hat die Aufgabe, für einen formell ordnungsgemäßen Ablauf und damit einerseits für Rechtssicherheit und andererseits für eine zweckmäßige Verfahrensweise zu sorgen.[2] In der Praxis ergibt sich in der Regel ohnehin, dass eine Person faktisch die Verhandlung leitet. Um die gleiche Teilhabe aller Gesellschafter zu gewährleisten, empfiehlt es sich, im Voraus einen Versammlungsleiter festzulegen.

5.1 Festlegung durch Satzung oder Geschäftsordnung bzw. Gesellschafterbeschluss

In der Satzung oder einer Geschäftsordnung kann das Amt eines Versammlungsleiters vorgesehen sein.[3] Die Auswahl der betreffenden Person kann

• starr ("Herr Müller")
• gleitend ("der amtierende Aufsichtsratsvorsitzende" oder "der dienstälteste Gesellschafter" oder "der Mehrheitsgesellschafter") oder
• flexibel ("ist zu Beginn einer Versammlung zu wählen")

bestimmt werden.

Sofern keine Satzungsregelung vorhanden ist, ist auch die Wahl eines Versammlungsleiters zu Beginn der Gesellschafterversammlung denkbar.

5.2 Bestellung und Abberufung

Der Tätigkeit als Versammlungsleiter können unterschiedliche Rechtsverhältnisse zugrunde liegen. In Betracht kommt ein

• Auftragsverhältnis (§ 622 ff. BGB), das unentgeltlich ist, sowie
• ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB), der Entgeltlichkeit voraussetzt.

Ein Gesellschaftsangehöriger wird in der Regel unentgeltlich als Versammlungsleiter tätig werden, während für eine externe Versammlungsleitung eine entsprechende Gegenleistung zu erbringen sein wird.

Sofern die Wahl der Versammlungsleitung erst in der Gesellschafterversammlung selbst erfolgen soll, braucht diese nicht drei Tage vorher angekündigt sein[4], da es sich hierbei um eine reine Verfahrensabstimmung handelt.[5] Vorbehaltlich anderslautender Satzungsregelungen ist die einfache Mehrheit ausreichend.[6] Die Wahl unterliegt keinen Stimmverboten, sodass ein Gesellschafter sich auch selbst wählen kann.[7]

Ein Versammlungsleiter wird im Auftrag der Gesellschafterversammlung tätig; er hat folglich eine dienende Funktion. Er kann jederzeit abberufen werden.[8]

Beispiel

Einige Gesellschafter sind mit der Verhandlungsführung durch Versammlungsleiter V nicht einverstanden.

• Sie beschließen, während der Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit V von seinem Amte abzuberufen.

Sofern die Satzung die Versammlungsleitung allerdings einer festen Person (zum Beispiel einem bestimmten Gesellschafter oder dem Aufsichtsratsvorsitzenden) anvertraut, kann die Funktion nur durch Satzungsänderung, die neben der notariellen Beurkundung auch noch die Eintragung in das Handelsregister erfordert, entzogen werden.[9]

Beispiel

Aufsichtsratsvorsitzender A ist kraft Satzung Versammlungsleiter der Gesellschafterversammlung. Die Gesellschafter sind mit seiner Verhandlungsführung nicht (mehr) einverstanden.

• Um ihn abzuberufen, müssen sie den Gesellschaftsvertrag entsprechend ändern.[10]

Ist ein Gesellschafter zum Versammlungsleiter bestimmt, stellt diese Funktion für ihn ein Sonderrecht dar, das gemäß § 35 BGB nur mit dessen Zustimmung entzogen werden kann.[11] Es empfiehlt sich daher, in der Satzung oder im Beschluss festzulegen, dass durch die Übertragung des Amtes des Versammlungsleiters kein Sonderrecht begründet wird. Sofern jedoch ein wichtiger Grund vorliegt, ist eine Amtsenthebung auch ohne eine solche Bestimmung ohne die Zustimmung des Betroffenen zulässig. Ein solcher Grund liegt vor, wenn eine Abwägung der widerstreitenden Interessen ergibt, dass es den übrigen Gesellschaftern nicht zuzumuten ist, weiterhin an dieser Versammlungsleitung festzuhalten.[12]

Beispiel

Gesellschafter E ist kraft Beschluss Versammlungsleiter der Gesellschafterversammlung der X GmbH. Die übrigen Gesellschafter sind mit seiner Verhandlungsführung nicht (mehr) einverstanden, weil E Beschlüsse absichtlich fehlerhaft zu seinen eigenen Gunsten feststellt.

• Zwar handelt es sich bei der Bestellung zum Versammlungsleiter grundsätzlich um ein Sonderrecht, das dem E nur mit seiner Zustimmung entzogen werden kann. Doch in diesem Fall hat er seine Kompetenzen maßlos überschritten. Den übrigen Gesellschaftern ist nicht zuzumuten, länger an seiner Verhandlungsführung festzuhalten. Sie können ihn daher von seinem Amt auch ohne seine Zustimmung abberufen.

5.3 Anforderungen an die Person des Versammlungsleiters

Als Versammlungsleiter kann nur eine unbeschränkt geschäftsfähige Person bestellt werden. Theoretisch denkbar ist die Übertragung dieses Amtes an eine juristische Person, wobei diese wiederum durch ihren gesetzlichen Vertreter vertreten werden würde.[13] Der Versammlungsleiter muss unterschiedliche Fähigkeiten verkörpern: Neben der Kenntnis der Gesetzeslage muss er die Satzungsbestimmungen kennen und anwenden können, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Daneben können integrierende Fähigkeiten gefragt sein, insbesondere wenn mit Konflikten innerhalb der Gruppe der Gesellschafter zu rechnen ist.

5.3.1 Gesellschafter

Zunächst und primär kommt eine Person aus dem Kreis der Gesellschafter als Versammlungsleiter in Betracht. In der Praxis ist dies häufig der Mehrheitsgesellschafter, kann aber beispielsweise auch der dienstälteste Gesellschafter sein.[14] Gerade in Gesellschaften mit nur zwei Gesellschaftern kann es zu Interessenkonflikten führen, wenn einer der Gesellschafter zugleich Versammlungsleiter ist und damit herausgehobene Kompetenzen gegenüber seinem einzigen Mitgesellschafter hat. Dies gilt umso mehr, wenn dieser Gesellschafter zugleich die Mehrheit der Geschäftsanteile hält.[15] Verhindert werden kann dies dadurch, dass die Versammlungsleitung in andere Hände gegeben wird.

5.3.2 Aufsichts- oder Beiratsvorsitzender

Es ist möglich, die Funktion des Versammlungsleiters

• dem Vorsitzenden
• einem Mitglied des Aufsichtsrates oder
• eines Beirates

zu übertragen.[16] Die Auswahl einer der genannten Personen als Versammlungsleiter bietet Gewähr für eine ausreichende Kenntnis des Unternehmens und seiner spezifischen Probleme.

5.3.3 Geschäftsführer

Geschäftsführer können zum Versammlungsleiter bestimmt werden. Sofern keine entsprechende Regelung in seinem Anstellungsvertrag aufgenommen wurde, wäre dieser hierzu jedoch nicht verpflichtet.[17] Da der Gesellschafterversammlung allerdings unter anderem die Kontrolle der operativen Geschäftsführung obliegt, wäre eine Übertragung dieser Funktion auf den Geschäftsführer nicht zweckmäßig.[18]

5.3.4 Externer Versammlungsleiter

In Betracht kommt als Versammlungsleiter zudem eine externe Person, zum Beispiel

• ein Rechtsanwalt,
• der Syndikusanwalt der Gesellschaft,
• der Vertreter eines Berufsverbandes oder
• ein Mediator, besonders in konfliktbehafteten Gesellschafterversammlungen.[19]

5.3.5 Notar

Die Aufgabe der Versammlungsleitung kann nur dann einem Notar übertragen werden, wenn dieser nicht nach § 3 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 BeurkG bzw. § 3 Abs. 1 S. 1 Nr. 7 BeurkG eine Niederschrift über die Gesellschafterversammlung anzufertigen hat.[20]

5.4 Kompetenzen

Mit der Übertragung der Versammlungsleitung bekommt die betreffende Person bestimmte Kompetenzen durch die Gesellschafter übertragen.[21] Die Befugnisse können im Einzelnen in der Satzung bzw. in der Geschäftsordnung geregelt sein.[22] Im Übrigen ergeben sie sich aus der Natur der Funktion des Versammlungsleiters, für einen geregelten Ablauf der Gesellschafterversammlung zu sorgen.

Der Versammlungsleiter

• öffnet und
• schließt die Sitzungleitet die Beratung
• führt durch die anschließende Abstimmung
• erteilt und entzieht das Wort
• kann die Redezeit begrenzen[23] und
• ist Inhaber der Ordnungsgewalt.

Als Ordnungsmaßnahmen kommen unter Beachtung des Verhältnismäßigkeits- und Gleichbehandlungsgrundsatzes bei Störungen durch einzelne Teilnehmer der Gesellschafterversammlung

• Ordnungsrufe
• individuelle Redezeitbegrenzungen
• Wortentzug und
• nötigenfalls die Verweisung aus dem Versammlungsraum

in Betracht.[24]

Wird ein Gesellschafter des Raumes verwiesen, führt dies nicht zum Verlust des Stimmrechts. Ihm muss die Möglichkeit gegeben werden, einen Vertreter mit der Wahrnehmung seiner Interessen zu betrauen.[25]

Unrechtmäßige Ordnungsmaßnahmen führen dazu, dass anschließende Beschlüsse durch den Betroffenen anfechtbar sind.[26] Aufgrund ihrer Allzuständigkeit können die Gesellschafter die Entscheidung über Ordnungsmaßnahmen jederzeit an sich ziehen, sofern diese Kompetenz durch die Satzung nicht ausschließlich dem Versammlungsleiter zugewiesen ist.

5.5 Durchführung der Gesellschafterversammlung

Der Ablauf der Gesellschafterversammlung ist gesetzlich nicht geregelt. Der Versammlungsleiter sollte sich im Rahmen seiner Leitungsbefugnis daher daran orientieren, für einen Ablauf zu sorgen, der praktikabel und zweckmäßig ist, damit die zugewiesenen Aufgaben effizient erledigt werden können:[27]

1. Eröffnung der Gesellschafterversammlung
2. Feststellung der Beschlussfähigkeit sowie der Stimmverhältnisse
3. Feststellung der Tagesordnung
4. Beschlussfassung über die einzelnen Tagesordnungspunkte

Er sollte die Beschlussfähigkeit sowie die Stimmverhältnisse feststellen und dafür sorgen, dass sich nur teilnahmeberechtigte Personen im Versammlungsraum befinden.[28] Die Gesellschafterversammlung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß geladen wurde.[29] Eine fehlerhafte Einberufung führt dazu, dass im Rahmen der Sitzung gefasste Beschlüsse anfechtbar oder sogar von Anfang an nichtig sind.[30]

Nach dem Eintritt in die Tagesordnung, die ebenfalls zuvor festgestellt werden sollte, können einzelne Tagesordnungspunkte abgesetzt oder vertagt werden.[31] Eine Sitzungsunterbrechung ist jederzeit möglich.[32]

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Dipl.-Jur. Marc Schieren, M. L. E., mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2016, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-50-2.

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