Handbuch zur arbeitsrechtlichen Abmahnung – Teil 16 – Anforderungen an den Inhalt der Abmahnung

4.2.6 Anforderungen an den Inhalt der Abmahnung

Liegt ein hinreichender Grund für eine Abmahnung vor, so muss sie jedoch auch inhaltlich strengen Anforderungen genügen. Letztlich geht es um die bereits angesprochenen drei Funktionen der Abmahnung: die Rüge-, Aufforderungs- und Warnfunktion (siehe dazu näher: Unterpunkt 2.2.). Um eine wirksame Abmahnung zu sein, muss die Erklärung all diese Funktionen erfüllen.

4.2.6.1 Die Darstellung des Pflichtverstoßes (Rügefunktion)

Zunächst muss der Pflichtverstoß des Arbeitnehmers genau bezeichnet werden (vgl. hierzu Schaller in: DStR 1997, 203 (206.).). Dadurch soll die Rügefunktion der Abmahnung sichergestellt werden: Damit der Arbeitnehmer die Chance hat, sich in Zukunft vertragstreu zu verhalten, muss ihm zuerst vor Augen geführt werden, was genau er bisher falsch gemacht hat.
Den Arbeitgeber trifft hierbei eine strenge Konkretisierungspflicht: er muss den tatsächlichen Sachverhalt des Pflichtverstoßes detailliert und wahrheitsgetreu schildern. Dazu gehören insbesondere

• der Ort des Geschehens,
• das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls,
• die Nennung aller beteiligten Personen,
• Beschreibung des Verhaltens/Handelns des abzumahnenden Arbeitnehmers, und
• die Angabe zur Bezugsgröße der verlangten, fehlerfreien Arbeitsleistung, sofern eine Arbeitsleistung als mangel- oder fehlerhaft beanstandet wird.

Eine Abmahnung muss konkrete Pflichtverstöße benennen; enthält sie lediglich allgemeine Wertungen oder pauschale Vorwürfe, so ist sie unzulässig (BAG 27.11.2008 - 2 AZR 675/07 = NZA 2009, 842.). Gleiches gilt für die bloße Nennung von Schlag- oder Stichworten (Regh in: Das arbeitsrechtliche Mandat, § 6, Rn.397, 399.), wie beispielsweise "Minderleistung", "Vertrauensverlust", "Mobbing" oder "Störung des Betriebsfriedens".

Beispiel
Arbeitnehmer N kommt mehrmals unentschuldigt zu spät zur Arbeit. Sein Arbeitgeber G möchte ihn deshalb abmahnen. In dem Schreiben, das er N überreicht heißt es, die Abmahnung ergehe wegen "wiederholter Unpünktlichkeit". N fragt sich, ob die Abmahnung wirksam ist.

Die Abmahnung ist unwirksam. Aus der Formulierung "wiederholte Unpünktlichkeit" geht zwar hervor um welchen Pflichtverstoß es geht (Unpünktlichkeit), jedoch ist nicht nachvollziehbar, wann sich der Vorfall bzw. die Vorfälle ereignet haben. Um eine ausreichend Rüge- und Dokumentationsfunktion entfalten zu können, muss eine Abmahnung neben der genauen Beschreibung des Verstoßes auch dessen Datum und Zeit nennen.

Beispiel
Arbeitnehmer N beleidigt einen Kollegen K am 03.04.2005 völlig grundlos. Sein Arbeitgeber G, der den Vorfall mitbekommen hat möchte gegen ein solches Verhalten vorgehen und übergibt N eine schriftliche Abmahnung. In dem Schreiben heißt es, die Abmahnung ergehe wegen des "untragbaren Verhaltens" des N am 03.04 gegenüber K. N fragt sich, ob die Abmahnung wirksam ist.

• Die Abmahnung ist unwirksam. Um der Rüge- und Dokumentationsfunktion gerecht zu werden, muss der bemängelte Pflichtverstoß so genau wie möglich beschrieben werden. Vorliegend werden zwar Datum und Beteiligte des Vorfalls genannt, jedoch wird der Verstoß des N nur schlagwortartig als "untragbares Verhalten" beschrieben. Was N genau getan hat, wird nicht klar. Die Erklärung entfaltet damit keine ausreichende Rüge- und Dokumentationsfunktion. Sie stellt keine wirksame Abmahnung da.

Das Erfordernis der detaillierten Darstellung des Fehlverhaltens darf auf keinen Fall unterschätzt werden. In der Praxis erweist es sich immer wieder als äußert fehleranfällig und führt bei Nichteinhaltung zur Unwirksamkeit der Abmahnung.

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn in einer Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen beanstandet werden sollen (sog. "Sammelabmahnung"). Dieses Vorgehen ist grundsätzlich zwar möglich, jedoch nicht empfehlenswert. Ist auch nur einer der erhobenen Vorwürfe unzutreffend, nicht beweisbar oder erfüllt nicht die oben genannten Anforderungen der detaillierten Beschreibung, so kann die Abmahnung als Ganze - also auch mit Blick auf alle anderen in ihr gerügten Pflichtverstöße! - nicht aufrechterhalten werden (BAG 13.03.1991 - 5 AZR 133/90 - AP BGB § 611 Abmahnung Nr.5 = NZA 1991, 768; LAG Hamm 10.01.2006 - 19 Sa 1258/05 = NZA-RR 2006, 290; LAG Baden-Württemberg 12.02.1987 - 7 Sa 92/86 = AuR 1988, 55.). Zusätzlich besteht die Gefahr, dass die einzelnen Vorwürfe nicht hinreichend klar voneinander getrennt beschrieben werden und nicht eindeutig klar wird, ob eine Kündigung für jeden einzelnen erneuten Verstoß angedroht wird, oder aber nur für den Fall, dass sich alle genannten Verstöße kumulativ wiederholen (Regh in: Das arbeitsrechtliche Mandat, § 6, Rn.400.).
Es sei daher an dieser Stelle empfohlen, von der Möglichkeit der Sammelabmahnung Abstand zu nehmen. Stattdessen sollte grundsätzlich jeder Verstoß in einer eigenen Abmahnung beanstandet werden.

Ein ähnliches Problem zeigt sich bei Hinweisen darauf, dass der Arbeitnehmer bereits "zum wiederholten Mal" eine bestimmte Pflichtverletzung begeht. Ist es dem Arbeitnehmer nicht möglich zu beweisen, dass es wirklich zu diesen wiederholten Verstößen gekommen ist, kann dies zur Unwirksamkeit der gesamten Abmahnung führen (Kleinebrink in: HzA - Arbeitsrecht in der Praxis, Ordner 3a, Gruppe 5, Teilbereich 2, Rn.1816.).

Ebenfalls sollte Vorsicht herrschen bei Verweisen auf vorangegangene Treffen, Gespräche oder Schreiben. Grundsätzlich sind derartige Rückgriffe zulässig, können jedoch auch zu einer Reihe von Schwierigkeiten führen.
Wird in der Abmahnung beispielswiese pauschal auf ein früheres Schreiben verwiesen, welches nicht nur diese eine Pflichtverletzung zum Thema hatte, sondern auch noch weitere Vorgänge, so ist nicht klar, auf welchen speziellen Punkt in diesem Schreiben die Abmahnung Bezug nimmt. Die Abmahnung selbst ist damit nicht eindeutig genug und somit unwirksam (LAG Hamm, 01.02.1983 - 13 Sa 1313/82.).
Bei einem Rückgriff auf ein Gespräch ergeben sich ähnliche Schwierigkeiten: Zum einen ist die Abmahnung gegebenenfalls nicht mehr "aus sich heraus verständlich" (ArbG Chemnitz 08.06.1994 - 15 Ca 2407/94 = BB 1994, 1789.), da der im Gespräch geklärte Teil nicht noch einmal niedergeschrieben wird - die Abmahnung ist "lückenhaft". Zum anderen sind Gesprächsinhalte nicht rekonstruierbar, was zu erheblichen Beweisschwierigkeiten führen kann (Kleinebrink, Abmahnung, Rn.334; Regh in: Das arbeitsrechtliche Mandat, § 6, Rn.396.). Auch ein Rückbezug auf eine frühere Abmahnung birgt Risiken. Stellt sich diese (frühere) Abmahnung später als unwirksam heraus, so besteht die Möglichkeit, dass auch die (spätere) auf sie Bezug nehmende Abmahnung unzutreffend und unwirksam ist (BAG 03.02.1993 - 5 AZR 200/92.).
Somit kann auch mit Blick auf Bezugnahmen und Rückgriffe empfohlen werden, äußerste Vorsicht walten zu lassen. Im Idealfall sollte eine Abmahnung immer so formuliert werden, dass sie auch ohne Hinzuziehung weiterer Informationen und Quellen den gewünschten Sinn macht.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Handbuch zur arbeitsrechtlichen Abmahnung“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt, und Miriam Schwartzer, Rechtsreferendarin und wissenschaftliche Mitarbeiterin, erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2017, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-80-9.

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