2.3 Auslagenersatz

Gem. § 3 Nr. 50 EStG handelt es sich beim sog. Auslagenersatz um Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber durch diesen ersetzt werden. Dieser Auslagenersatz ist nur bei unselbstständiger Tätigkeit möglich, denn es handelt sich hierbei um einen Betrag, welchen

• der Arbeitnehmer - im eigenen Namen oder im Namen des Arbeitgebers - für Rechnung des Arbeitgebers verauslagt hat
• und über den im Einzelnen abgerechnet wird.

Erstattet nun der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diesen Betrag, handelt es sich nicht um steuerpflichtiges Einkommen, denn es findet keine Vermögensmehrung auf Seiten des Arbeitnehmers statt. Es handelt sich hierbei um nicht steuerbare Leistungen außerhalb des Arbeitslohnes, denn die Beträge werden nicht für die Beschäftigung gezahlt und haben folglich keinen Entlohnungscharakter. Sie sorgen lediglich für einen Vermögensausgleich beim Arbeitnehmer, für die von ihm getätigten Aufwendungen und führen zu keiner Bereicherung beim Arbeitnehmer (v. Beckerath in Kirchhof/Söhn/Mellinghoff, Einkommensteuergesetz, § 3 Rdnr. B 50/4).

Der Auslagenersatz ist vom sog. Werbungskostenersatz abzugrenzen. Dieser liegt vor, wenn der Arbeitgeber beruflich veranlasste Aufwendungen des Arbeitnehmers ersetzt, welche dieser auf eigene Rechnung getätigt hat. Dann liegt steuerbarer und steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die Abgrenzung gestaltet sich nicht immer einfach. Auslagenersatz ist danach dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers Aufwendungen tätigte, die der Arbeitsausführung dienten und nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führten (BFH Urteil vom 28.3.2006, VI R 24/03).

Beispiel

Ein LKW-Fahrer verauslagt Benzinkosten, welche ihm der Arbeitgeber nach Vorlage der Rechnung ersetzt.

• Hierbei handelt es sich um steuerfreien Auslagenersatz, da der Arbeitnehmer durch das Einlassen des Benzins in den LKW nicht selbst bereichert wird, sondern die Ausgaben komplett im Interesse des Arbeitgebers getätigt hat.

Beispiel

Der Arbeitgeber ersetzt dem Arbeitnehmer Fahrtkosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit mit den gesetzlichen Pauschbeträgen.

• Hierbei handelt es sich nicht um steuerfreien Auslagenersatz, sondern um Arbeitslohn, welcher aber nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei ist. Der Arbeitnehmer hat die Fahrtkosten im eigenen Interesse getätigt, für die der Arbeitgeber lediglich im Nachhinein die Kosten übernimmt. Die Fahrtkosten sind hier Werbungskosten.

Wie bereits dargestellt, muss es sich bei Auslagenersatz um einzelne Abrechnungen handeln. Ein pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu steuerpflichtigen Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann dieser aber steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist (LStR 3.50 Abs. 2 Satz 2). Aufgrund dieses Einzelnachweises kann der pauschale Auslagenersatz des Arbeitgebers so lange steuerfrei bleiben, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (LStR 3.50 Abs. 2 S. 6).

Beispiel

Angestellter A ist des Öfteren für seinen Arbeitgeber als Bote im gesamten Stadtgebiet tätig. Er hat im Zeitraum von März bis Mai 2018 beruflich bedingte Parkgebühren i.H.v. mindestens 20 Euro im Monat einzeln nachgewiesen.

• Der Arbeitgeber kann A ab Juni 2018 Parkgebühren ohne Einzelnachweis pauschal bis zu einem Betrag von 20 Euro steuerfrei erstatten, da die Pauschale den tatsächlichen Aufwendungen im Großen und Ganzen entspricht.

Neben dieser Sonderregelung gibt es auch eine Kleinbetragsregelung, die den steuerfreien, pauschalen Auslagenersatz bei betrieblicher Nutzung privater Telekommunikationsgeräte zulässt. Danach können beruflich veranlasste angefallene Telekommunikationsaufwendungen des Arbeitnehmers aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich, vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (LStR 3.50 Abs. 2 S. 4). Dies gilt auch für die betrieblich veranlasste Nutzung des Telefonanschlusses in der Wohnung, des eigenen Mobiltelefons einschließlich des Autotelefons und von Internet- und sonstigen Online-Verbindungen (BMF Schreiben vom 24.05.2000 IV C V - S 2336 - 13–00).

2.4 Arbeitgeberdarlehen an Arbeitnehmer

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmer zinsgünstige oder zinslose Darlehen im Rahmen eines Darlehensvertrages zur Verfügung stellen. Ein Arbeitgeberdarlehen liegt vor, wenn dem Arbeitnehmer Geld durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten überlassen wird und dies auf Grund eines abgeschlossenen Darlehensvertrages erfolgt. Mit seinem Schreiben vom 19.05.2015 hat das BMF die steuerliche Behandlung von Arbeitgeberdarlehen aktualisiert (BMF, Schreiben v. 19.05.2015 – IV C 5 - S 2334/07/0009). Der Zinsvorteil bei einem zinslosen oder zinsverbilligten Arbeitgeberdarlehen ist grundsätzlich als Arbeitslohn zu versteuern, wobei sich der geldwerte Vorteil entweder nach § 8 Abs. 2 EStG oder nach § 8 Abs. 3 EStG (diese Bewertungsvorschrift gilt besonders für Arbeitnehmer der Kreditwirtschaft) ermitteln lässt.

Beachtet werden muss jedoch, dass Zinsvorteile, die der Arbeitnehmer durch Arbeitgeberdarlehen erhält, Sachbezüge und als solche zu versteuern sind, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 Euro übersteigt (BMF v. 19.05.2015 - IV C 5 - S 2334/07/0009).

Beispiel (BMF v. 19.05.2015 - IV C 5 - S 2334/07/0009)

Ein Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer ein zinsloses Darlehen in Form eines Gehaltsvorschusses in Höhe von 2.000 Euro. Die daraus resultierenden Zinsvorteile sind nicht als Arbeitslohn zu versteuern, da der Darlehensbetrag am Ende des Lohnzahlungszeitraums die Freigrenze von 2.600 Euro nicht übersteigt.

Als Tipp für die Praxis sollte die Vereinbarung eines Arbeitgeberdarlehens für die steuerliche Anerkennung schriftlich erfolgen und hierbei auf Regelungen wie Höhe, Tilgung, Laufzeit, Verzinsung und Rückzahlung eingegangen werden.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.

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