Zuwendungen im Arbeitsverhältnis – Teil 10 – Betriebsveranstaltung

2.11.2.1 Begriff der Betriebsveranstaltung

Von dem Vorliegen einer Betriebsveranstaltung ist immer dann auszugehen, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

• Es muss sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handeln (z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern).
• Es ist dabei unerheblich von dem die Veranstaltung durchgeführt wird (z.B. vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat).
• Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus aktiven und ehemaligen Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen, Leiharbeitnehmern, Praktikanten, Referendare oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. Unter einer Begleitpersonen i.S.d. § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a S. 1 EStG sind jedenfalls diejenigen Personen zu verstehen, die dem Arbeitnehmer zumindest während eines Teils der vom Arbeitgeber ausgerichteten Betriebsveranstaltung Gesellschaft leisten. Allerdings ist die tatsächliche Begleitung nicht erforderlich, da auch solche Personen erfasst werden, die an der Betriebsveranstaltung teilnehmen, weil ihnen ein Arbeitnehmer mit (ggf. stillschweigend erklärtem) Einverständnis des Arbeitgebers die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung ermöglicht hat (DStR 2018, 2322, 2323).
• Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht den Begriff der Betriebsveranstaltung, ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen dieser Veranstaltung gewährt, um Arbeitslohn nach § 19 EStG handelt.

2.11.2.2 Begriff der Zuwendung bei Betriebsveranstaltungen

Zuwendungen i.S.d. § 19 Abs. 1 a EStG sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Kostenanteil der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Dazu gehören insbesondere:

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
• die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
• Barzuwendungen, die statt der in a) bis c) genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen und in den 110-Euro-Freibetrag einzurechnen, die zu keiner direkten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten

• für anwesende Sanitäter,
• für die Erfüllung behördlicher Auflagen,
• Stornokosten oder Trinkgelder.

Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind jedoch die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchführung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige AfA sowie Kosten für Energie und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.

2.11.2.3 Begriff des Arbeitnehmers

Unter diese Vorschrift fallen alle aktive Arbeitnehmer des Arbeitgebers, seine ehemaligen Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen. Auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers, sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen können miteinbezogen werden. Die Anwendbarkeit auf Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen setzt jedoch voraus, dass die Betriebsveranstaltung für alle Angehörigen dieser Personengruppe offensteht.

2.11.3 Ermittlung des Umfangs

Die aufgeführten Zuwendungen dürfen den Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Liegen die Voraussetzungen vor, insbesondere das Offenstehen der Betriebsveranstaltung für alle Angehörigen des Betriebs, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Der Freibetrag gilt für bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Finden mehr als nur zwei Betriebsveranstaltungen statt, an denen der Arbeitnehmer teilnimmt, so kann der Arbeitgeber die zwei Betriebsveranstaltungen auswählen, für die der Freibetrag gelten soll.

Die Höhe der dem einzelnen Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen berechnet sich daraus, indem die Gesamtkosten auf die tatsächlich bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer zu gleichen Teilen aufzuteilen sind. Der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen, es wird für die Begleitperson also kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro angesetzt.

Beispiel

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.

• Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Die 50 Arbeitnehmer ohne Begleitung haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, welcher den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und somit nicht steuerpflichtig ist. Bei den 25 Arbeitnehmern mit Begleitung beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019,www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.

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