Zuwendungen im Arbeitsverhältnis – Teil 19 – Mahlzeiten

2.17 Mahlzeiten

Gewährt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, so stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, welcher grundsätzlich zu versteuern ist. Unter den Begriff der Mahlzeit fallen alle Speisen und Lebensmittel, einschließlich der üblichen Getränke, welche üblicherweise der Ernährung dienen. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
Hierbei muss aber zwischen arbeitstäglichen Mahlzeiten und Mahlzeiten aus besonderem Anlass unterschieden werden.

2.17.1 Kantinenmahlzeiten und Essensmarken

Mahlzeiten, die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV zu bewerten und somit in dessen Höhe lohnsteuerpflichtig. Alternativ kommt eine Bewertung mit dem Endpreis i. S. d. § 8 Abs. 3 EStG in Betracht, wenn die Mahlzeiten überwiegend nicht für die Arbeitnehmer zubereitet werden (Fußnote).

Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind (außer die Leistungen des Arbeitgebers bestehen aus Barzuschüssen in Form von Essensmarken) ebenfalls mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Arbeitgeber auf Grund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen an die die Mahlzeiten vertreibende Einrichtung, z. B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt. Der anzusetzende Sachbezugswert muss aber um den vom Arbeitnehmer gezahlten Essenspreis gemindert werden.

In den oben genannten Fällen ist ein geldwerter Vorteil nur dann als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschl. Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet (Fußnote).

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in Form von Essenmarken (z.B. Essensgutscheine, Restaurantschecks), die vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer verteilt und von einer Gaststätte oder vergleichbaren bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt Folgendes:

Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten, wenn

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. 2Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und
• die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Bei der Hingabe von Essensmarken handelt es sich nicht um eine gestellte Mahlzeit, sondern um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst bezahlten Mahlzeit. Deshalb sind Essensmarken mit ihrem tatsächlichen Wert anzusetzen und können im Rahmen der Verpflegungspauschbeträge steuerfrei sein, wenn diese während der ersten 3 Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit gewährt werden. Nach Ablauf der 3 Monate sind die Essensmarken mit dem maßgeblichen Sachbezugswert zu bewerten.

Dies gilt auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Essenmarken ausgibt.

Die günstige Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert besteht neben der Abgabe von Mahlzeiten „im Betrieb“ auch bei der Abgabe von Essensmarken oder Restaurantschecks für Gaststätten oder vergleichbare Einrichtungen, die nicht vom Arbeitgeber betrieben werden. Auch hier gilt das oben Gesagte.

2.17.2 Mahlzeiten aus besonderem Anlass

Mahlzeiten aus besonderem Anlass liegen dann vor, wenn sie den Arbeitnehmern unmittelbar durch den Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt werden (z.B. Firmenessen). Als außergewöhnliche Arbeitseinsätze kommen z.B. Besprechungen außer der Reihe sowie zusätzliche Arbeitseinsätze außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit aufgrund eines unerwartet hohen Arbeitsanfalls. Die Gestellung der Mahlzeiten ist dann weder lohnsteuer- noch sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber kann den Rechnungsbetrag in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen und die ausgewiesene Vorsteuer geltend machen (Fußnote).

Die Voraussetzungen für eine Bewirtung anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes sind:

• Die Bewirtung findet während oder unmittelbar nach Beendigung des Arbeitseinsatzes statt,
• der Arbeitgeber hat ein überwiegend betriebliches Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs, und
• der Wert der Speisen und Getränke übersteigt nicht den Betrag von 60,00 Euro (ab 2014)

Für die steuerliche Erfassung und Bewertung von Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter aus besonderem Anlass an Arbeitnehmer abgibt, gilt Folgendes:

Es muss zwischen 3 verschiedenen Fallgruppen unterschieden werden.

(1) Mahlzeit im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers

Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Dies gilt für Mahlzeiten die

• im Rahmen herkömmlicher Betriebsveranstaltungen nach Maßgabe der R 19.5,
• für ein sog. Arbeitsessen i. S. d. R 19.6 Abs. 2
• sowie für die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gestellt werden.

(2) Mahlzeiten bei beruflicher Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber als Gegenleistung für das Bereitstellen der individuellen Arbeitskraft an seine Arbeitnehmer abgibt, sind mit ihrem tatsächlichen Preis anzusetzen. Dies gilt z. B. für eine während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder doppelten Haushaltsführung gestellte Mahlzeit, deren Preis die 60-Euro-Grenze i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG übersteigt. Ein vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder an den Dritten gezahltes Entgelt ist auf den tatsächlichen Preis anzurechnen.

(3) Arbeitnehmerbewirtung aus besonderem Anlass

Die Gestellung der Mahlzeiten ist dann nicht lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn es sich um eine Arbeitnehmerbewirtung aus besonderem Anlass handelt. Als solche außergewöhnliche Arbeitseinsätze kommen insbesondere in Betracht:

• Besprechungen außer der Reihe,
• zusätzliche Arbeitseinsätze außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit aufgrund eines unerwartet hohen Arbeitsanfalls (Fußnote).

Die Voraussetzungen für eine Bewirtung anlässlich eines oben genannten außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes sind:

• Die Bewirtung findet während oder unmittelbar nach Beendigung des Arbeitseinsatzes statt,
• der Arbeitgeber hat ein überwiegend betriebliches Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs
• und der Wert der Speisen und Getränke übersteigt nicht den Betrag von 60,00 Euro (Fußnote).

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.

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