Zuwendungen im Arbeitsverhältnis – Teil 22 – Übernachtungskosten

2.18.4 Übernachtungskosten

Auch kann der Arbeitgeber bei einer Auswärtstätigkeit die Unterkunftskosten steuerfrei ersetzen. Hierbei muss es sich um eine notwendige Mehraufwendungen eines Arbeitnehmers für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte handeln, welche nicht erste Tätigkeitsstätte ist. Die entstehenden Aufwendungen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, und zwar entweder mit

• den tatsächlich nachgewiesenen Kosten der Übernachtung (z. B. lt. Hotelrechnung) oder
• ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung im Inland.

Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers so gut wie ausschließlich betrieblich unterwegs ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn der Arbeitnehmer einen Kunden besucht. Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen (Fußnote).

Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, welche für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Hierbei ist die Angemessenheit der Unterkunft (z.B. Hotelkategorie, Größe der Unterkunft) unerheblich, es ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen. Zu den Unterkunftskosten zählen insbesondere Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen). Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit im Inland an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können nach Ablauf von 48 Monaten die tatsächlich entstehenden Unterkunftskosten nur noch maximal bis zu einem Betrag von 1.000 Euro im Monat als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch für Hotelübernachtungen.

Bei beruflich veranlassten Auslandsreisen können die für das jeweilige Reiseland vorgesehenen pauschalen Auslandstagegelder steuerfrei ersetzt werden. Hier gelten die von der Finanzverwaltung erstattungsfähigen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, welche mit BMF-Schreiben vom 08.11.2017 bekannt gegeben wurden. Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Abs. 4a S. 5 HS 2 EStG insbesondere Folgendes (Fußnote):

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

2.18.5 Reisenebenkosten

Neben den bisher genannten steuerfrei zu gewährenden Aufwendungen, können auch Reisenebenkosten steuerfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden. Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden. Zur Berücksichtigung von Besonderheiten bei Reisenebenkosten bei LKW-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, (Fußnote).

Zu den steuerfrei ersetzbaren Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen für:

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck;
• Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
• Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
• Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird;
• Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können (Fußnote).

2.19 Sachzuwendungen

Unternehmen können ihren Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn sog. Sachzuwendungen (z.B. Wohnung, Job-Ticket, Waren, Dienstleistungen, Benzin- und Geschenkgutscheine) gewähren. Im Unterschied zu einer klassischen Gehaltserhöhung sind diese unter bestimmten Voraussetzungen, insbesondere müssen sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, steuer- und sozialabgabenfrei (Fußnote).

Das Zusätzlichkeitserfordernis, welches durch das JStG 2019 nun auch gesetzlich durch § 8 Abs. 2 S. 11 EStG fest vorgeschrieben wird, ist dann erfüllt, wenn die Zuwendung zum Arbeitslohn hinzukommt, welchen der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet (Fußnote). Gemäß § 37b EStG kann bei Sachzuwendungen, also betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Lohn erbracht werden und Geschenke, die nicht in Geld bestehen, die Einkommenssteuer mit einem Pauschsteuersatz von 30% pauschaliert werden. Hinsichtlich der Pauschbesteuerung des § 37b EStG besteht für den Arbeitnehmer ein Wahlrecht.

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.

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