Steuergestaltung Geschäftsführer – Teil 09 – Heimbüro–Mietvertrag

3.5.4.3 Gestaltungsmöglichkeit: Heimbüro-Mietvertrag

In Betracht kommt für den Geschäftsführer eine beliebte steuerliche Gestaltung mit der Vermietung eines Arbeitszimmers (Büros) an sein Unternehmen. Die steuerlichen Vorteile einer solchen Heimbüro-Vermietung bestehen vor allem darin, dass keine Abzugsbeschränkungen zur Anwendung kommen. Dem Geschäftsführer steht vielmehr die Absetzbarkeit der Kosten in voller Höhe als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus Vermietung und Verpachtung offen.

Das Unternehmen spart auf diese Weise Raumkapazitäten und Betriebskosten. Zudem können im Heimbüro manche Arbeiten zu Zeiten erledigt werden, in denen die Betriebsstätte geschlossen ist, ein Ansprechpartner für Kunden oder Geschäftspartner aber weiter erreichbar sein muss.

Es stellt sich allerdings die Frage, ob der Geschäftsführer mit der Vermietung seines Arbeitszimmers als Heimbüro an sein Unternehmen tatsächlich „nur“ Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und keinen Arbeitslohn erzielt. Das entscheidende Kriterium bei der Abgrenzung ist, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung des Arbeitszimmers bzw. Büros erfolgt. Dient die Nutzung in erster Linie den Interessen des Geschäftsführers, ist davon auszugehen, dass die Zahlungen des Unternehmens als Gegenleistung für das zur Verfügung stellen der Arbeitskraft des Geschäftsführers erfolgt sind, weshalb diese Einnahmen des Geschäftsführers als Arbeitslohn zu erfassen sind. Soll eine Zuordnung der Mietzahlungen zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, neben dem Dienstverhältnis setzt voraus, dass

• das Arbeitszimmer vorrangig im betrieblichen Interesse des Unternehmens genutzt wird und
• dieses Interesse über die Entlohnung des Geschäftsführers sowie
• über die Erbringung der jeweiligen Arbeitsleistung hinausgeht.

Die Ausgestaltung der Vereinbarung zwischen Unternehmen und Geschäftsführer über die Vermietung des Arbeitszimmers als auch die tatsächliche Nutzung des angemieteten Raumes im Haus oder der Wohnung des Geschäftsführers müssen maßgeblich und objektiv nachvollziehbar von den Bedürfnissen des Unternehmens geprägt sein.

Es sollte klar formuliert sein, dass der Geschäftsführer zu Hause wichtige Arbeiten zu erledigenhat, die er aus sachlichen oder zeitlichen Gründen nicht im betrieblichen Büro bewältigen kann.

Beispiel

Die Eheleute Huber betreiben als Gesellschafter-Geschäftsführer ein gemeinsames Unternehmen. Herr Huber A ist u.a. auch für den kaufmännischen Bereich zuständig, während ihm seine Frau, die ebenfalls bei der Firma tätig ist, bei der Büroarbeit hilft. Beide erledigen solche Arbeiten in einem Kellerraum ihres Einfamilienhauses. Dieser Raum ist an das Unternehmen vermietet. Die Eheleute Huber haben als Vermieter zur Umsatzsteuer optiert. Die monatliche Miete beträgt rund 100 € zzgl. Umsatzsteuer.

Das nah an der Betriebsstätte liegende Einfamilienhaus wurde für rund 300.000 € plus 40.000 € Umsatzsteuer erbaut. Die Ehegatten machen in Höhe des Heimbüro-Anteils (5 % der Nutzfläche) den Vorsteuerabzug geltend, also in Höhe von 2.000 € (40.000 € x 5 %).

• Das Niedersächsische FG hatte in einem vergleichbaren Fall keine Bedenken, den Vorsteuerabzug anzuerkennen, weil es für die Heimbürovermietung einen guten Grund gab. So sollte den Eheleuten Huber auch außerhalb üblicher Arbeitszeiten ein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Trotz einkommensteuerlicher „Mitnahme-Effekte“, die bei der Vermietung auch eine Rolle spielten, sah das Gericht hierin keinen Gestaltungsmissbrauch.

Die Anerkennung eines Heimbüro-Mietvertrages durch das Finanzamt hat den Vorteil, dass das Unternehmen die Miet- und Mietnebenkostenzahlungen als Betriebsausgaben abziehen kann. Der Geschäftsführer wiederum hat Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, wobei er anfallende Aufwendungen für das Heimbüro in vollem Umfang als Werbungskosten abziehen kann. Eine Vermietung des Heimbüros auch zuzüglich Umsatzsteuer ist möglich, sofern das Unternehmen selber gem. § 9 Abs. 2 UStG umsatzsteuerpflichtig ist. In diesem Fall kann der Geschäftsführer die Vorsteuer aus allen Eingangsrechnungen für sein vermietetes Heimbüro geltend machen.

3.5.5 Ausrichtung von Privatfeiern

Aufwendungen für eine Privatfeier des Geschäftsführers sind in der Regel nicht als Betriebskosten anzuerkennen. Allerdings kann sich trotz eines herausgehobenen persönlichen Ereignisses wie z.B. der Geburtstag eines Geschäftsführers aus den übrigen Umständen des einzelnen Falls ergeben, dass die Kosten für eine solche Feier ausnahmsweise ganz oder teilweise beruflich veranlasst sind. Zuletzt hatte das Finanzgericht Rheinland-Pfalz entschieden, dass die Kosten einer Geburtstagsfeier, zu der ausschließlich Kollegen und Mitarbeiter aus dem Unternehmen eingeladen sind, als Betriebskosten abziehbar seien. Ein Geburtstag stelle zwar ein privates Ereignis dar, doch wenn der Geschäftsführer nur Personen aus dem beruflichen Umfeld einlädt und die Veranstaltung in den Räumen des Unternehmens und – zumindest teilweise – während der Arbeitszeit stattfinden lasse, liegt eine auch berufliche Veranlassung vor, die den Betriebskostenabzug rechtfertige.

Auch der BGH befand aktuell, dass sich trotz des herausgehobenen persönlichen Ereignisses aus den übrigen Umständen des einzelnen Falls ergeben könne, dass die Kosten für eine Privatfeier ausnahmsweise ganz oder teilweise beruflich veranlasst sind.

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Die Steuergestaltung des Geschäftsführers“ von Monika Dibbelt, Rechtsanwältin, Carola Ritterbach, Rechtsanwältin und Jürgen Seul, Assessor mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-007-6.

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