Zuwendungen im Arbeitsverhältnis – Teil 24 – Telekommunikationsgeräte

2.22 Überlassung Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte

Die Zurverfügungstellung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör (z. B. Handy) ist gem. § 3 Nr. 45 EStG in vollem Umfang steuerfrei möglich. Dabei ist die Steuerfreiheit der Nutzung, auch der Privatnutzung, von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten durch den Arbeitnehmer unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerfreiheit umfasst auch die Nutzung von Zubehör und Software. Sie ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto oder Personalcomputer in der Wohnung des Arbeitnehmers. Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten, nicht jedoch für die Übereignung (z.B. Schenkung). In den von § 3 Nr. 45 EstG erfassten Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei. Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden (Fußnote).

Für beruflich veranlasste Aufwendungen von privaten Telekommunikationsgeräten (z. B. privates Festnetztelefon oder Handy) des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG leisten. Grundsätzlich führt pauschaler Auslagenersatz zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler allerdings Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Dabei können bei Aufwendungen für Telekommunikation auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden (Fußnote). Beachtet werden muss, dass der Arbeitnehmer seine Aufwendungen anhand der monatlichen Rechnungen nachweisen muss. Aus Vereinfachungsgründen ist es jedoch möglich, dass beim Anfallen von beruflich veranlassten Telekommunikationsaufwendungen, ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden können. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Pauschaler Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

2.23 Werkzeuggeld

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer gem. § 3 Nr. 30 EStG auch sog. Werkzeuggeld steuerfrei erstatten. Die Steuerbefreiung beschränkt sich hierbei auf die Erstattung der Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die betriebliche Benutzung eigener Werkzeuge entstehen. Als Werkzeuge sind allgemein nur Handwerkzeuge anzusehen, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden. Musikinstrumente und deren Einzelteile gehören ebenso wie Datenverarbeitungsgeräte (z.B. Personalcomputer) nicht dazu. Eine betriebliche Benutzung der Werkzeuge liegt auch dann vor, wenn die Werkzeuge im Rahmen des Dienstverhältnisses außerhalb einer Betriebsstätte des Arbeitgebers eingesetzt werden, z. B. auf einer Baustelle (Fußnote).

Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen steuerfrei, soweit sie

• die regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung der Werkzeuge,
• die üblichen Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Werkzeuge sowie
• die Kosten der Beförderung der Werkzeuge

abgelten.

Soweit Entschädigungen für Zeitaufwand des Arbeitnehmers gezahlt werden, z. B. für die ihm obliegende Reinigung und Wartung der Werkzeuge, gehören sie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

2.24 Zukunftssicherungsleistungen

Gemäß § 3 Nr. 62 EStG sind solche Ausgaben des Arbeitgebers steuerfrei, die der Zukunftssicherung des Arbeitnehmers zu dienen bestimmt sind, soweit der Arbeitgeber dazu aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet ist. Zu den nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfreien Ausgaben des Arbeitgebers für die Zukunftssicherung des Arbeitnehmers (§ 2 Abs. 2 Nr. 3 S. 1 und 2 LStDV) gehören insbesondere die Beitragsanteile des Arbeitgebers am Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung), Beiträge des Arbeitgebers nach § 172a SGB VI zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung für Arbeitnehmer, die nach § 6 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB VI von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung befreit sind, und Beiträge des Arbeitgebers nach § 249b SGB V und nach §§ 168 Abs. 1 Nr. 1b oder 1c, 172 Abs. 3 oder 3a , 276a Abs. 1 SGB VI für geringfügig Beschäftigte. Dies gilt auch für solche Beitragsanteile, die auf Grund einer nach ausländischen Gesetzen bestehenden Verpflichtung an ausländische Sozialversicherungsträger, die den inländischen Sozialversicherungsträgern vergleichbar sind, geleistet werden. Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 62 EStG auch vom Arbeitgeber nach § 3 Abs. 3 Satz 3 SvEV übernommene Arbeitnehmeranteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie Krankenversicherungsbeiträge, die der Arbeitgeber nach § 9 der Mutterschutz- und Elternzeitverordnung oder nach entsprechenden Rechtsvorschriften der Länder erstattet (Fußnote).

Eine Verpflichtung zur Übernahme von Zukunftssicherungsleistungen aufgrund eines Tarifvertrages oder der Satzung einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft stellt keine gesetzliche Verpflichtung im Sinn des § ESTG § 3 Nr. ESTG § 3 Nummer 62 EStG dar (Fußnote). Solchen Zuschüssen gleichgestellt sind Leistungen des Arbeitgebers, die zu den Beiträgen des Arbeitnehmers für eine Lebensversicherung, für die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung oder für eine öffentlich-rechtliche Versicherungs- oder Versorgungseinrichtung der Berufsgruppe geleistet werden, wenn der Arbeitnehmer von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung nach einer der in R 3.62 Abs. 3 LSTR 2015 genannten Vorschriften auf eigenen Antrag befreit worden ist. Nicht erfasst von der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 62 EstG ist der Ersatz von Beiträgen zur Krankenversicherung und zur Krankenzusatzversicherung, der durch eine öffentlich-rechtliche Körperschaft als Arbeitgeber aufgrund ihrer Satzung geleistet wird (Fußnote).

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.

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