Steuerliche Betriebsprüfung – Teil 17 – Datenzugriff in der Betriebsprüfung

5.9.4 Verbindliche Zusagen nach § 204 AO

Eine verbindliche Zusage kann ebenfalls aufgrund einer abgekürzten Betriebsprüfung erteilt werden (Fußnote). Über den Antrag auf Erteilung einer verbindlichen Zusage entscheidet die für die Auswertung der Prüfungsfeststellungen zuständige Finanzverwaltung. Der Antrag auf Erteilung einer verbindlichen Zusage muss schriftlich oder elektronisch gestellt werden (Fußnote).

5.9.5 Abgekürzte Betriebsprüfung und Selbstanzeige

Die abgekürzte Betriebsprüfung ist eine steuerliche Prüfung im Sinne des § 371 Abs. 2 Nr. 1 Buchstabe c AO. Daher tritt auch bei der abgekürzten Betriebsprüfung die Sperrwirkung bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ein (Fußnote).

6. Datenzugriff in der Betriebsprüfung

Der Zugriff auf die Daten des Steuerpflichtigen stellt heutzutage den Mittelpunkt einer Betriebsprüfung dar.

6.1 Allgemeines

Durch den sogenannte Datenzugriff gibt der Steuerpflichtige der Finanzverwaltung die Möglichkeit, die vorzulegenden Unterlagen (Fußnote) über die Hard- und Software des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen

• einzusehen
• zu nutzen
• auszuwerten oder auswerten zu lassen
• zu übertragen oder
• in Form eines Datenträgers aushändigen zu lassen.

Die Finanzverwaltung hat somit je nach Möglichkeit des Systems des Steuerpflichtigen die Wahl zwischen:

• einem Lesezugriff,
• einem mittelbaren Datenzugriff und
• einer Datenträgerüberlassung.

Der Prüfer darf sogar mehrere der Varianten in Anspruch nehmen. Dieser Datenzugriff darf nur bei einer Betriebsprüfung erfolgen. (Fußnote).

Darüber hinaus darf ein Datenzugriff erfolgen bei

• Umsatzsteuer-Sonderprüfungen,
• Lohnsteuer-Außenprüfungen,
• Steuerfahndungs-Prüfungen und
• Umsatzsteuer-Nachschauen

Der Datenzugriff ist bei der Lohnsteuer-Nachschau dagegen nicht möglich, weil § 42g EStG keine entsprechende gesetzliche Befugnis dazu normiert. Für einen Datenzugriff muss eine wirksame Prüfungsanordnung stattgefunden haben. Außerdem darf frühestens mit tatsächlichem Beginn der Betriebsprüfung ein Datenzugriff erfolgen und er kann nur bis zur Beendigung der Schlussbesprechung verlangt werden. Die Befugnisse der Finanzverwaltung zum Datenzugriff stehen nur in Bezug auf solche Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige gesetzlich verpflichtet ist aufzubewahren. Auf Textprogramme und Textdateien (Fußnote) darf nur zugegriffen werden, wenn diese für die Besteuerungsgrundlage von Bedeutung sind und eine prinzipielle Aufbewahrungspflicht besteht.
Systemprogramme mit denen bei der Einstellung und Bearbeitung Systemdaten hinterlegt werden (Fußnote) sind grundsätzlich vom Zugriff ausgeschlossen.Aus diesem Regelungszusammenhang ergibt sich, dass hinsichtlich des Umfangs der Befugnisse maßgeblich auf die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen abgestellt werden muss.

Daher ist es ausgeschlossen, dass die Finanzverwaltung Einsicht in Unterlagen verlangen kann, die zwar vorhanden sind, aber vom Steuerpflichtigen nicht angefertigt und nicht aufbewahrt werden müssen.

Beispiel
Die Finanzverwaltung erfährt im Rahmen einer Betriebsprüfung beim Steuerpflichtigen A, dass dieser seinen steuerlichen Berater beauftragt hat, ein steuerliches Gutachten zu erstellen. In diesem Gutachten sollen verschiedene steuerliche Gestaltungen ausgearbeitet werden, damit bei A in Zukunft weniger Steuern anfallen. Der Betriebsprüfer verlangt Einsicht in das Gutachten.

• Solche sogenannten Strategiepapiere von steuerlichen Untersuchungen und Gutachten sind nicht aufbewahrungspflichtig und daher von dem Einsichtsverlangen der Finanzverwaltung ausgeschlossen.

Der Steuerpflichtige unterliegt, wie bereits betont, besonderen Mitwirkungspflicht gegenüber der Finanzverwaltung. Er hat die Finanzverwaltung bei der Ausübung ihrer Befugnisse, auch bei dem Datenzugriff zu unterstützen und mitzuwirken.

6.2 Lesezugriff

Der sogenannte Lesezugriff bedeutet, dass der Betriebsprüfer vor Ort während der Betriebsprüfung das Recht zur Nutzung der Hardware und Software des Steuerpflichtigen hat. Dieser beschränkt sich nicht nur auf die bloße Sichtung der Hardware und Software, sondern umfasst auch das Sortieren und Filtern der Daten. Es darf dabei aber nur die EDV des Steuerpflichtigen beziehungsweise seines Beauftragten verwendet werden (Fußnote).

6.2.1 Einräumung einer Zugangsberechtigung

Dem Betriebsprüfer muss eine Zugangsberechtigung (Fußnote) für das Computersystem eingeräumt werden. Dabei ist der Steuerpflichtige verpflichtet, den oder die Betriebsprüfer in die Benutzung der EDV-Anlage einweisen. Der unmittelbare Datenzugriff bedeutet in der Praxis der Betriebsprüfung eine sehr weitreichende Prüfungsmöglichkeit.

Es können dadurch auf einfachste Weise

• Plausibilitätsprüfungen vorgenommen,
• atypische Buchungen aufgespürt und
• Zusammenstellungen zur Vorbereitung einer Kontrollmitteilung gefertigt werden.

Der Steuerpflichtige kann den Datenzugriff nicht dadurch verhindern, dass er der Finanzverwaltung ersatzweise Ausdrucke, zuvor eingescannter Unterlagen, zur Verfügung stellt.

Er kann seine Verpflichtung, digitalisierte Ein- und Ausgangsrechnungen abzuspeichern, nicht durch das Angebot des Ausdruckens abwenden. Dies bedeutet, dass das Digitalisieren, Scannen und Speichern von papierenen Rechnungen als Erstellen von Unterlagen mittels eines Datenverarbeitungssystems anzusehen ist (Fußnote).

6.3 Mittelbarer Datenzugriff

Die Finanzverwaltung kann alternativ verlangen, dass der Steuerpflichtige oder in dessen Auftrag ein Dritter die erbetenen Daten nach den Vorgaben der Betriebsprüfung vor Ort mit Hilfe einer Maschine auswertet. Bei dem mittelbaren Zugriff bedient der Steuerpflichtige beziehungsweise der Dritte dessen EDV-System nach Anweisung des Betriebsprüfers. Der Betriebsprüfer kann allerdings nur solche Auswertungen verlangen, die mit dem vorhandenen System möglich sind. In der Praxis befinden sich die Buchführungsdaten häufig beim steuerlichen Berater. Daher bleibt der Finanzverwaltung, wenn sie den Weg des mittelbaren Datenzugriffs wählt, nichts Anderes übrig als ausnahmsweise bei diesem zu prüfen.

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerliche Betriebsprüfung“ von Carola Ritterbach, Rechtsanwältin und Monika Dibbelt, Rechtsanwältin und Jens Bierstedt, wissenschaftlicher Mitarbeiter mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-014-4.

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