Digital oder Original?
- Elektronische Archivierungssysteme -Rationalisierungs- und damit auch Kostenreduzierungspotentiale bestehen für Unternehmen durch den Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen. Die Vorteile liegen auf der Hand – schnellere Zugriffszeiten, Such- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten sowie geringer Platzbedarf.
Das Handelsgesetzbuch nennt die relevante Aufbewahrungsfrist. Dort genannte Unterlagen müssen längstens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist bei Schadensersatzansprüchen kann bis zu 30 Jahre betragen. Dann kommt es im Prozess auf die im Unternehmen vorhandene Dokumentation und auch auf das Vorhandensein der Originalunterlagen an.
Bei der Aufbewahrung sind die Grundsätze des HGB der ordnungsgemäßen Buchführung zu beachten. Beispielsweise bei Eröffnungsbilanzen müssen von Gesetzes wegen die Originale aufbewahrt werden. Das HGB bestimmt nicht alleine, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Es finden sich Regelungen in der Abgabenordnung und im Bundesdatenschutzgesetz. Es kann also je nach Dokumentenart sicher bestimmt werden, wie lange das Dokument aufbewahrt bleiben muss.
Bei prozessrechtlich relevanten Unterlagen behilft man sich mangels Regelung mit einem Rückgriff auf das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Zivilprozessordnung (ZPO). Hier muss zwischen Dokumenten in gesetzlicher und gewillkürter Schriftform unterschieden werden. Eine Unterschrift ist auf dem Dokument erforderlich, wenn das Gesetz bestimmt, dass Erklärungen der Schriftform bedürfen. Ist nichts anderes bestimmt, kann diese auch in elektronischer Form erfolgen. Dokumente, die keiner Schriftform bedürfen, besitzen in elektronischer Form ohne Unterschrift und auch als Fax oder Kopie Rechtsgültigkeit.
Es geht auch um Beweiswirkung. Elektronisch gespeicherte Unterlagen, Kopien, sowie auf Mikrofichesystem gespeicherte Dokumente werden im Zivilprozess als Beweismittel akzeptiert. Sie sind jedoch keine Urkunde im Sinne des Zivilprozesses. FMEA´s, gescannte Bestellungen, Vorgänge etc. sind vielmehr „Reproduktionen“ eines Dokuments und deshalb gerade keine Urkunde. Beweis kann nur durch „Augenschein“ erfolgen. Es muss abgewartet werden, ob und inwieweit sich die Rechtsprechung dem technischen Fortschritt anpasst. Bis hier ein Wandel zu verzeichnen ist, muss davon ausgegangen werden, dass archivierte Unterlagen in einem späteren Prozess als Augenscheinsobjekte eingeführt werden und damit der „freien Beweiswürdigung“ des Gerichts unterliegen. D.h. ob eine tatsächliche Behauptung für wahr oder unwahr zu erachten ist, hat das Gericht nach freier Überzeugung zu entscheiden. Um Prozessrisiken auszuschließen, sollten alle Unterlagen im Original aufbewahrt werden. Dann genügen jedoch auch die 10 Jahre Aufbewahrungsfrist nicht. Ist in der Unternehmenspraxis eine längere Aufbewahrung nicht gewollt, hat eine Risikoabwägung zu erfolgen.
Geht es um einen Vorgang mit hohem Streitwert, sollte das Original aufbewahrt werden. Besonderes Augenmerk sollte auf die Archivierung gelegt werden, wenn aus z.B. wirtschaftlichen Gründen die zusätzliche Aufbewahrung des Originals nicht sinnvoll ist. Gesorgt werden muss dann dafür, dass das Archivierungssystem Manipulationen ausschließt und die Verfahrensweise ausreichend dokumentiert.
Kontakt: info@brennecke-rechtsanwaelte.de
Stand: 01.07.2007
Wir beraten Sie gerne persönlich, telefonisch oder per Mail. Sie können uns Ihr Anliegen samt den relevanten Unterlagen gerne unverbindlich als PDF zumailen, zufaxen oder per Post zusenden. Wir schauen diese durch und setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung, um Ihnen ein unverbindliches Angebot für ein Mandat zu unterbreiten. Ein Mandat kommt erst mit schriftlicher Mandatserteilung zustande.
Wir bitten um Ihr Verständnis: Wir können keine kostenlose Rechtsberatung erbringen.
Das Referat Prozessrecht wird bei Brennecke Rechtsanwälte betreut von:
Harald Brennecke, Rechtsanwalt
Kontaktieren Sie Rechtsanwalt Harald Brennecke unter:
Mail: brennecke@brennecke-rechtsanwaelte.de
Telefon: 0721-20396-28