Gesprächsprotokoll genügt nicht als kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben sollte es zunächst Kaufleuten erleichtern, die vielfältigen Bestellungen mittels einseitiger Erklärungen rechtlich abzusichern. So wurde für diesen Fall der Grundsatz aufgehoben, dass Schweigen keine Erklärung beinhalten kann.

Mit dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben bestätigt ein Vertragspartner einen mündlich geschlossenen Vertrag. Reagiert die andere Seite nicht unverzüglich (Fußnote), gelten die in dem Schreiben formulierten Vereinbarungen als für beide Seiten verbindlich. Zwar ist der Verfasser eines solchen Schreibens verpflichtet, nur den tatsächlich besprochenen Umfang in das Schreiben mit auf zu nehmen, sofern der Vertragspartner jedoch nicht widerspricht, muss er die Abweichungen beweisen. Dies wird ihm angesichts vorheriger nur mündlicher Abreden nur schwerlich gelingen. Auf Grund dieser weitgehenden Wirkung stellt die Rechtssprechung auch erhebliche Anforderungen an ein solches Schreiben, damit der Empfänger unmissverständlich darauf hingewiesen wird, dass eine verbindliche Regelung getroffen wird. Insofern sollte ein solches Schreiben ausdrücklich als Bestätigungsschreiben bezeichnet werden (Fußnote).

Die bloße Übersendung eines Gesprächsprotokolls muss den Anforderungen nicht genügen. So stellte das Oberlandesgericht Bamberg hierzu fest. Die Rechtsfolgen einer widerspruchsfreien Entgegennahme eines Bestätigungsschreibens treten nur dann ein, wenn das Schreiben in seinem Wortlaut mit hinreichender Deutlichkeit auf ernsthafte Vertragsverhandlungen Bezug nimmt, die zumindest aus der Sicht des Absenders zu einem gültigen Vertragsschluss geführt haben (Fußnote). Bei der jeweiligen Auslegung ist zu berücksichtigen, dass die Bestimmtheit des Erklärungswortlauts sich an der Rechtsnatur des zu bestätigenden Rechtsgeschäfts orientiert (Fußnote). Insbesondere, wenn die getroffene Vereinbarung erhebliche wirtschaftliche oder rechtliche Bedeutung für den Empfänger hat, wie z.B. die Bestätigung eines Schuldbeitritts oder einer Bürgschaft, ist der Einhaltung der äußeren Form eines Bestätigungsschreibens besondere Bedeutung beizumessen. Gegen die Annahme eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens spricht die Bezeichnung als "Gesprächsprotokoll". ,,Auch wenn ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben im Rechtssinne nicht zwingend als solches bezeichnet werden muss (Fußnote), so macht doch die Verwendung der im kaufmännischen Rechtsverkehr geläufigen Terminologie den Empfänger auf die Rechtserheblichkeit des Schreibens aufmerksam. Vermeidet der Absender dem gegenüber die im Geschäftsverkehr übliche Wortwahl, so hat das Schweigen seines Geschäftspartners nur dann die Rechtsqualität einer Zustimmung, wenn sich die Funktion als Bestätigungsschreiben aus seinem Inhalt unmissverständlich ergibt. Nach den Gepflogenheiten des Geschäftsverkehrs werden zudem endgültige Absprachen in Angelegenheiten mit erheblicher wirtschaftlicher Bedeutung im Regelfall bereits im Zeitpunkt der Vereinbarung konkret schriftlich fixiert`` (Fußnote).

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass wer sich eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens bedient, dieses auch als solches bezeichnen sollte. Dann kann es aber helfen, mündliche Vertragsabschlüsse oder mündlich besprochene Vertragsänderungen rechtssicher zu gestalten. Der Verwender hat lediglich zu beweisen, dass das Gespräch stattgefunden hat und dass sein Schreiben den Empfänger erreicht hat. Hierzu bietet sich ein Fax-Protokoll an.

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