Notfallplan – Unverhofft kommt oft!

Fällt der Unternehmer durch Krankheit oder Unfall aus, ist das Unternehmen führungslos. Das Fortleben des Unternehmens und seiner Arbeitsplätze ist gefährdet. Gerade bei Firmen, wo der Chef sich um alles selbst kümmert und Alleinentscheider ist, hilft ein Notfallplan über die ersten Wochen nach dem Totalausfall des Chefs hinweg. Der Notfallplan sorgt dafür, dass das tägliche Geschäft weiterlaufen kann. Bei einem geschäftlichen Notfall ist es für das Unternehmen existenziell, die zentralen Schritte im Tagesgeschäft auch ohne den bisherigen Chef gehen zu können. Wichtig: Dies ist gerade bei der Zahlung von Löhnen wichtig. Wenn der Stellvertreter bei der Bank hierfür keine Vollmacht vorweisen kann, kann er die Gehälter an die Mitarbeiter nicht auszahlen lassen. Die meisten Banken haben ihre eigenen Formulare für Vollmachten, die sie sich vom Geschäftsführer ausfüllen lassen. Der Stellvertreter muss darin ebenfalls genannt werden. Mit einer vorausschauenden Planung kann man sich auch bei den Beratern und Geldgebern Pluspunkte verschaffen: Eine sorgfältige Notfallplanung kann sich beispielsweise günstig auf Kreditkonditionen auswirken. Der Notfallplan sollte so früh wie möglich erstellt werden. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtig werden: · Vollmachten - private Vollmachten (Fußnote) - geschäftliche Vollmachten (Fußnote) - Vollmachten über den Tod hinaus (Fußnote). · Verträge Liste mit Miet-, Pacht-, Leasing- und anderen Verträgen. Am besten man legt Kopien der jeweiligen Verträge bei und erklärt, wo sich die Originalverträge befinden. Tipp: Es ist ratsam, den Vertragspartnern den potenziellen Stellvertreter zu benennen. · Vertretungsplan Wer kann den Chef vertreten und wer kümmert sich um welche Aufgaben: - ein kompetenter und führungserfahrener Mitarbeiter - ein Geschäftspartner - ein Familienangehöriger Wichtig: Die Mitarbeiter sollten vorab über die getroffene Aufgabenverteilung informiert werden. · Besondere Kundenvereinbarungen Es ist ratsam, die vielen ungeschriebenen Sondervereinbarungen und –konditionen, die mit den einzelnen Kunden und Lieferanten vereinbart wurden, schriftlich zu fixieren. Dazu zählen auch evtl. gewährte Rabatte. · Wichtige Adressen · Passwörter z.B. Passwörter des Computersystems · Bankverbindungen Aufstellung aller Bankkonten und Berater. Tipp: Der Bankberater sollte vorab darüber informiert werden, wer im Notfall berechtigt ist, Konten aufzulösen und Kapital zu entnehmen. · Versicherungen Liste mit allen Versicherungen, die das Unternehmen betreffen. Tipp: Kopien der Policen beilegen und vermerken, wo sich die Originale befinden, sowie den bisherigen Ansprechpartner bei den Versicherungen benennen. · Schlüsselverzeichnis Es sollte schriftlich festgehalten werden, wer für welche Türen, Tresore, Schränke, Autos und Bankschließfächer einen Schlüssel besitzt. Die Angaben im Notfallplan sollten jährlich auf Ihre Aktualität hin überprüft werden. Es ist immer besser mehr zu dokumentieren als zu wenig!

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