Unternehmenskauf – Teil 19 – Ablauf der Due Diligence

4.4.2 Ablauf der Due Diligence

Der übliche Ablauf einer Due Diligence ist drei-geteilt. Sie besteht in der Regel aus

• der Vorbereitung der Due Diligence
• der Durchführung der Due Diligence und
• der Auswertung der Ergebnisse der Due Diligence.

4.4.2.1 Vorbereitung der Due Diligence

Sowohl von Käufer- als auch Verkäuferseite sind Vorbereitungshandlungen vorzunehmen.

4.4.2.1.1 Käuferseite

Für die Käuferseite verlangt die Vorbereitungsphase zuallererst die Bildung eines Due Diligence Teams. Dieses Team besteht üblicherweise aus verschiedenen Beratern mit den verschieden nötigen Spezialisierungen. Dies sind regelmäßig Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Die inhaltlichen und umfangmäßigen Anforderungen an eine Due Diligence machen die Zuhilfenahme professionaler Berater zum Regelfall.

Eine umfängliche Dokumentation des Ablaufs der Due Diligence durch das Due Diligence Team ist empfehlenswert. Während der Vorbereitung auf die Due Diligence, das heißt schon bevor Informationen für den Due Diligence Report sondiert wurden, sollte bereits mit der Berichterstattung begonnen werden. Die Berichterstattung umfasst in diesem Stadium die Planung der einzelnen bevorstehenden Schritte. Sie hat die Funktion der Koordination der Due Diligence, indem ein Zeitplan aufgestellt und im Vorhinein das Prüfungsprogramm festgelegt wird. Im weiteren Verlauf dient die Berichterstattung zudem der Überwachung des Ablaufs hinsichtlich der Einhaltung der Prüfungspunkte innerhalb des vorgesehenen Zeitplans. Sie gewährt damit einen Einblick in den aktuellen Stand und die Möglichkeit, den Fortschritt zu überprüfen.
Die zweite Funktion, die eine permanente Berichterstattung erfüllt, besteht in der leichteren Verarbeitung der Ergebnisse. Indem diese nämlich in schriftlicher Form dokumentiert werden, können sie leichter an alle notwendigen Stellen weitergeleitet werden. Eine Informationsweitergabe ist vor allem innerhalb des Due Diligence Teams und für die Unternehmensleitung relevant, aber auch gegenüber dem Vertragspartner. Die Effizienz des Informationsflusses kann durch die Berichterstattung gesteigert werden.
Die Dokumentation des Vorgehens im Rahmen der Arbeit des Due Diligence Teams ist zudem über die Durchführung der Due Diligence hinaus von Bedeutung. Die Berichtführung kann später aufkommende Zweifelsfragen etwa über eine Missachtung von Pflichten seitens des Due Diligence Teams klären.

Um zu gewährleisten, dass die Due Diligence erfolgreich durchgeführt werden kann, ist es für die Käuferseite von besonderer Bedeutung, möglichst umfängliche Informationen von der Verkäuferseite zur Verfügung zu erhalten. Die Zusammenstellung der bereitgestellten Informationen ist selbstverständlich Verkäufersache. Dennoch kann das Due Diligence Team des Kaufinteressenten einen gewissen Einfluss darauf nehmen.
Zur Zusammenstellung der relevanten Informationen werden dem Verkäufer von Käuferseite Angaben zu den in seinem Interesse liegenden Bereichen gemacht. Neben den Themengebieten gehört dazu eine Aufführung der benötigten Unterlagen. In der Vergangenheit hatte sich in diesem Zusammenhang die Nutzung sogenannter Checklisten etabliert, anhand derer die Auflistung erforderlicher Informationen im Einzelnen erfolgte. Die Nutzung von Checklisten im Vorbereitungsstadium sollte im Einzelfall erwogen werden. Im Rahmen der vermehrten Durchführung von Auktionsverfahren haben diese sich als weniger effizient erwiesen als im klassischen Verkaufsverfahren. Der Aufwand hinter dem Checklisten-System ist hinsichtlich des Risikos, aus dem Auktionsverfahren auszuscheiden, nicht angemessen. Anstatt der Einhaltung unflexibler Listen werden häufiger individuelle Analysen bevorzugt. Diese konzentrieren sich auf die Risiken, die speziell mit dem Zielunternehmen und dessen Transaktion verbunden sind. Individuelle Analysen sind weniger umfänglich und gleichermaßen stärker auf die subjektiven Käuferinteressen ausgerichtet. Wie konkretisiert das Analyseziel von Käuferseite ist, hängt stark vom bisherigen Fortschritt des Informationsaustauschs und dem derzeit erzielten Verhandlungsstand ab (Fußnote).

4.4.2.1.2 Verkäuferseite

Von Verkäuferseite erfolgt sodann die Angabe, ob und in welchem Umfang es ihm möglich ist beziehungsweise er gewillt ist, der Anfrage nachzukommen. Läuft die Vorbereitung des Datenraums unter Zuhilfenahme von Checklisten ab, werden diese zum Abschluss als Übereinkunft vom Verkäufer ausgefüllt und unterschrieben zurückgegeben. Nur im Ausnahmefall wird es zu einer umfänglichen Bereitstellung aller gewünschten Informationen kommen. Der bereit gestellte Datenraum weicht in der Regel bezüglich des Inhalts und/oder Umfangs von den gewünschten Anforderungen der Käuferseite ab. Inwiefern der Verkäufer die individuellen Informationswünsche des Interessenten zu berücksichtigen bereit ist, ist in erster Linie von dessen Geheimhaltungsinteresse und seine Verhandlungsposition aufgrund der Verfügbarkeit von alternativen Mitbewerbern abhängig.

Für die Verkäuferseite besteht die Aufgabe im Rahmen des Vorbereitungsstadiums sodann primär in der Bereitstellung des Datenraums. In dem Datenraum werden alle Informationen zusammengetragen, die dem Käufer zur Durchführung der Due Diligence bereitgestellt werden sollen.
Der Verkäufer nimmt den Aufwand, der hinter der Einrichtung eines Datenraums liegt, zu einem gewissen Grad in Eigeninteresse auf sich. Er kann damit der Notwendigkeit, Kaufinteressenten für deren Kaufentscheidung umfängliche Informationen zu gewähren, in einer Weise gerecht zu werden, die es ihm erlaubt, den Informationsfluss in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht zu kontrollieren. Kaufinteressenten zur Informationsbeschaffung unkontrolliert in die Geschäftsräume eindringen zu lassen, wäre mit dem Geheimhaltungsinteresse und der Gewährleistung eines kontrollierten Informationsflusses nicht vereinbar. Die Einrichtung von Datenräumen ermöglicht die Auswahl des Informationsumfangs und die Ausgestaltung des Zugriffs durch die Normierung von Nutzungsregeln.

Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Unternehmenskauf und Unternehmenskaufvertrag“ von Harald Brennecke, Rechtsanwalt und Monika Dibbelt, Rechtsanwältin und Anna Lucia Kürn mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-001-4.

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