Zuwendungen im Arbeitsverhältnis – Teil 21 – Verpflegungsmehraufwendungen
2.18.3 Verpflegungsmehraufwendungen
Neben den Fahrtkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aufgrund einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit ebenso Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei gewähren. Die Verpflegungsmehraufwendungen können jedoch ausschließlich in Form von Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Seit der Neuregelung zum 01.01.2014 gibt es nur noch eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen. Neu geregelt wurde zudem, dass bei mehrtätigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung die Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit für den An- und Abreisetag entfällt.
Die Beträge der Verpflegungspauschalen wurden zuletzt durch das Jahressteuergesetz 2019 für volle Kalendertage (24 Stunden Abwesenheit) von 24 Euro auf 28 Euro angehoben und für An- und Abreisetag sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit (ohne Übernachtung) von 12 Euro auf 14 Euro erhöht, § 9 Abs. 4a S. 3 EStG.
Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit an zwei Kalendertagen, also über Nacht und ohne Übernachtung, ausübt und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist (Fußnote).
Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist und aus diesem Grund 24 Stunden oder länger von seiner Wohnung abwesend ist, kann eine Pauschale von 28 Euro als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (Zwischentag). Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 14 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, von welchem Ort aus der Arbeitnehmer die Reise antritt. Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (Fußnote).
Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Nach Ablauf dieser Dreimonatsfrist ist eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich, es kommt auch keine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mehr in Betracht.
Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit ist mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 SvEV zu bewerten. Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Der Arbeitnehmer kann für die ihm tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung auf Grund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nach der Abwesenheitszeit von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelte Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzten oder in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten.
Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug vielmehr tageweise gekürzt, undzwar
- um 20 Prozent für ein Frühstück und
- um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen
der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 4,80 Euro für ein Frühstück und jeweils 9,60 Euro für ein Mittag- und Abendessen.
Dieser Beitrag ist zitiert aus dem Buch „Steuerfreie Zuwendungen im Arbeitsverhältnis“ von Tilo Schindele, Rechtsanwalt mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2019, www.vmur.de, ISBN: 978-3-96696-010-6.
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Stand: Dezember 2025