Warum Geheimhaltungsvereinbarungen wichtig sind (Teil 3)

Sicherstellung der Einhaltung von Geheimhaltungsvereinbarungen

Nach den allgemeinen Angaben sollten alle vom Geschäftspartner konkret einzuhaltenden Verhaltensregeln Bestandteil der Geheimhaltungsvereinbarung werden, um späteren Streitigkeiten über den Umfang der Verpflichtung vorzugreifen. Hier ist eine Fülle von Regelungen denkbar, von denen hier einige speziell im Hinblick auf den IT-Bereich angesprochen werden sollen. Bei der Erstellung sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Aufzählung offen und nicht abschließend formuliert wird, damit sich die Gegenseite nicht darauf berufen kann, dass genau dieser Datenträger oder diese Information nun doch nicht als geheim erkannt und eingestuft werden konnte.

Sinnvoll ist in diesem Bereich eine Verpflichtung des Vertragspartners zur getrennten Aufbewahrung aller Datenträger (z. B. Schriftstücke, Disketten, CD- bzw. DVD-ROM, USB-Sticks usw.), die von der Geheimhaltungspflicht betroffenen Daten enthalten. Ferner sollte dem Vertragspartner eine hinreichende Kennzeichnung von Datenträgern und Informationen (z.B. E-Mails) vorgeschrieben werden, welche vertraulich zu behandelnde Daten enthalten.

Die in Rede stehenden Datenträger müssen vom Geschäftspartner regelmäßig durch geeignete Sicherungsmaßnahmen in besonderer Weise gegen den Zugriff Unberechtigter – was auch Mitarbeiter des Vertragspartners einschließen kann – geschützt werden. Diese Schutzpflicht kann von einem rein mechanischen Schutz (z. B. durch verschlossenen Aktenschrank) bis hin zu mehr oder weniger ausgefeilten Sicherheitsmaßnahmen (z. B. besonderer Passwortschutz, Zugangssicherung, Speicherung auf von internen und externen Netzwerken isolierten Rechnern usw.) reichen.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Vereinbarung einer Rückgabepflicht hinsichtlich der betroffenen Datenträger für den Fall eines Scheiterns oder Abbruchs der Vertragsverhandlungen bzw. -beziehungen. Das Anfertigen von Kopien der fraglichen Datenträger sollte nur ausnahmsweise – wenn überhaupt – zugelassen werden. Hier könnte auch die Vereinbarung einer maximalen Aufbewahrungsdauer der (Sicherungs)kopien sinnvoll sein.

Weiterhin sollte der Geschäftspartner verpflichtet werden, den Kreis der Mitarbeiter mit Zugang zu den betroffenen Daten klein und überschaubar zu halten, also nur solchen Mitarbeitern den Zugriff zu ermöglichen, die nach dem Willen der Vertragspartner auch tatsächlich mit den Daten arbeiten sollen und auch müssen. Hier kann auf die dann ja hoffentlich bestehende Präambel zur Geheimhaltungsvereinbarung zurückgegriffen werden, in welcher der genaue Zweck des Vertrages und der Umfang der angestrebten Zusammenarbeit genau festgelegt sind.

Dem Geschäftspartner muss sodann die Verpflichtung auferlegt werden, keine unzuverlässigen Mitarbeiter in Kontakt mit den sensiblen Daten zu bringen und die gleiche Sorgfalt zu wahren, die er auch für seine eigenen Geschäftsgeheimnisse an den Tag legt. Die Arbeitnehmer des Vertragspartners sind bereits aufgrund ihrer aus dem Arbeitsvertrag resultierenden Pflicht (auch möglich: Pflicht aus Tarifvertrag) zur Rücksichtnahme auf die geschäftlichen Interessen des Arbeitgebers verpflichtet, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren.

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