Das Recht der GmbH – Teil 24 – Ort, Zeit und Zweck der Gesellschafterversammlung

5.1.2.1.2.1 Ort & unzulässiger Ort

Im Gesellschaftsvertrag einer GmbH kann der Ort für Gesellschafterversammlungen festgelegt werden. Jedoch darf die Gesellschafterversammlung bei Zustimmung aller Gesellschafter an einem anderen als dem im Vertrag geregelt stattfinden.
Ist im Gesellschaftsvertrag nichts Näheres zum Versammlungsort bestimmt, ist der Ort maßgeblich, von dem aus die tatsächliche Verwaltung der Gesellschaft betrieben wird. Finder die Gesellschafterversammlung an einem unzulässigen Ort statt, können die dort getroffenen Gesellschaftsbeschlüsse angefochten werden.
Unzulässig ist ein Ort beispielsweise, wenn die Mitwirkungs- und Partizipationsrechte eines Gesellschafters verletzt werden, z.B. wenn ein Gesellschafter erheblichen Aufwand betreiben muss, um den Ort der Gesellschafterversammlung zu erreichen oder wenn der Ort nicht in einem neutralen Tagungsraum stattfindet .

Beispiel 1
K ist zusammen mit den Eheleuten A und B zu gleichen Teilen Gesellschafter der X-GmbH mit Sitz in Berlin. A und B wohnen in Hamburg. Um sich einen Weg zu sparen, laden A und B zur Gesellschafterversammlung in ihre Privatwohnung ein.

• Dies ist ein unzulässiger Ort, da dies sowohl kein neutraler Tagungsraum ist als K auch einen weiten Weg auf sich nehmen müsste. Er könnte auf dieser Versammlung gefasste Beschlüsse daher anfechten.

5.1.2.1.2.2 Zeit & unzulässige Zeit

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung ist zu jedem allgemein geschäftsüblichen Zeitpunkt möglich, außer an Sonn- und Feiertagen.
Zu berücksichtigen ist allerdings, ob die Gesellschafter zeitlich in der Lage sind, an der Versammlung teilzunehmen. Denn der Einberufende muss seine Kenntnis über nicht verschiebbare Termine und Verhinderungen eines Gesellschafters in seine Planung einfließen lassen.
Wird die Versammlungszeit in bewusster Kenntnis der fehlenden Teilnahmemöglichkeit eines Gesellschafters geplant, liegt ein Formmangel vor, der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung anfechtbar macht. Das gilt jedoch nicht für stetige Verhinderungen (Arbeits- oder Dienstverhältnisse), da sonst eine Versammlung zu üblichen Geschäftszeiten nicht möglich wäre. In diesem Fall werden Gesellschafter durch die Ladungsfristen in die Lage versetzt, den angesetzten Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung mit Terminen oder anderen Verpflichtungen zu koordinieren.
Generell gilt jedoch, dass sich arbeitsfreie Tage für die Versammlung anbieten, um das Teilnahmerecht der Gesellschafter an der Gesellschafterversammlung zu wahren.
Dabei ist die Durchführung von Versammlungen an Wochenenden - vor allem an Samstagen! - grundsätzlich möglich, Sonn- und Feiertage kommen hingegen nicht in Betracht, wenn das Teilnehmerrecht durch die Wahl eines solchen Tages beeinträchtigt wird.

Beispiel unzulässige Zeit
Im Falle einer gemeinnützigen, karitativ tätigen GmbH in Trägerschaft der Kirche sollte eine Gesellschafterversammlung nicht an einem Sonntag anberaumt werden.

• Allgemein kommt es allerdings besonders darauf an, wie viel Wert die einzelnen Gesellschafter auf die kulturellen Feiertage legen. Individuelle Absprachen zwischen den Gesellschaftern sind hier durchaus im Einzelfall möglich und sinnvoll.

Beispiel zulässige Zeit
Christi Himmelfahrt, Reformationstag und Allerheiligen sind für die Gesellschafter der XY GmbH weniger von Bedeutung und werden als Versammlungszeitpunkt einvernehmlich zugelassen.

• Dagegen bleiben die Weihnachtfeiertage und alle andern unberührt.

5.1.2.1.2.3 Nennung von Zweck der Einberufung

Neben dem Zeitpunkt und dem Ort der Versammlung muss gem. § 51 Abs. 2 GmbHG der Zweck der Versammlung in Form der Tagesordnung bei der Einberufung der Gesellschafterversammlung angeben werden. Die Tagesordnung, die der Einberufung beigefügt wird, muss die Beschlüsse genau darstellen. Für den Zweck der Versammlung nicht notwendig ist hingegen, die ausformulierten Beschlussvorschläge abzudrucken. Die Reihenfolge der Tagesordnung ist ebenfalls nicht für die spätere Wirksamkeit der Beschlüsse von Bedeutung.

• Achtung! Werden Tagesordnungspunkte nachgereicht, muss dies bis spätestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung durch eingeschriebenen Brief erfolgen. Andernfalls kann nur ein Beschluss über derartige Tagesordnungspunkte gefasst werden, wenn tatsächlich sämtliche Gesellschafter anwesend sind (§ 51 Abs. 4 GmbHG), wenn nicht im Gesellschaftsvertrag etwas anderes geregelt ist.

Außerdem gilt: Wenn während der Gesellschafterversammlung Beschlüsse gefasst werden, die nicht auf der Tagesordnung aufgeführt waren, sind diese Beschlüsse wirksam, wenn alle Gesellschafter anwesend sind. Sind einzelne Gesellschafter nicht anwesend, können derartige „Spontanbeschlüsse“ von ihnen angefochten werden.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Das Recht der GmbH“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Pia Löffler, Rechtsanwältin, erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2015, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-33-5.

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