Das Recht der GmbH – Teil 36 – Die Abwicklung einer GmbH, Checkpunkte im Zusammenhang mit einer Betriebsaufgabe

7.3 Die Abwicklung einer GmbH: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Soll eine GmbH aufgelöst werden, sind etliche Dinge zu beachten. Grundsätzlich gilt für die UG, mit Ausnahme von ein paar Sonderregelungen gem. § 5a GmbHG, das gleiche Schema wie bei der Abwicklung einer GmbH.

Die Auflösung einer GmbH folgt stets diesem Ablauf:

• Auflösungsbeschluss in Gesellschafterversammlung
• Bekanntmachung im Handelsregister
• dreimaliger Gläubigeraufruf im Bundesanzeiger
• Sperrjahr
• Liquidation
• Bekanntmachung im Handelsregister
• Nachtragsliquidation

7.3.1 Auflösungsbeschluss

Der Beschluss ist ein Beschluss der Gesellschafterversammlung – für ihn gilt § 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG. Der Auflösungsbeschluss entfaltet aber erst dem Zeitpunkt Wirkung, der im Beschluss vereinbart ist – dieser Zeitpunkt kann also flexibel bestimmt werden.

Tipp: weil für die Auflösung der GmbH eine Eröffnungsbilanz aufgestellt werden muss, empfiehlt es sich, das Ende eines Geschäftsjahres als Auflösungszeitpunkt zu bestimmen – so „spart“ man sich eine zusätzliche Bilanzaufstellung!

7.3.2 Eintragung in das Handelsregister

Die Auflösung der GmbH ist von den Liquidatoren für die Eintragung in das Handelsregister anzumelden: Eingetragen wird die Auflösung selbst und die Bestellung der Liquidatoren mit Vertretungsmacht.

7.3.3 Gläubigeraufruf

Der Gläubigeraufruf – der öffentliche Aufruf an alle potentiellen Gläubiger der GmbH, ihre Forderungen bei der GmbH geltend zu machen – muss nur einmal erfolgen. Zugleich erfolgt die öffentliche Bekanntmachung der Auflösung. Beides wird im elektronischen Bundesanzeiger (www.publikations-serviceplattform.de) veröffentlicht – sofern die Satzung keine weiteren Bekanntmachungsblätter nennt – und ist vollkommen unabhängig von der Bekanntmachung im Handelsregister.

Über jede der Einstellungen im elektronischen Bundesanzeiger kann eine „Vollzugsnachricht“ in pdf-Form abgerufen werden. Diese müssen bei der endgültigen Löschung der GmbH, die nach Ablauf des „Sperrjahrs“ über das Notariat durch Registeranmeldung herbeigeführt werden kann, mit vorgelegt werden. Deshalb sind diese Veröffentlichungsnachweise gut aufzubewahren, selbst wenn für eine gewisse Zeit im elektronischen Bundesanzeiger rückwirkend recherchiert werden kann.

Wird die Bekanntmachung schuldhaft verzögert kann das zu einer Schadensersatzpflicht der Liquidatoren gem. § 71 Abs. 4, § 43 Abs. 1 GmbHG führen.

7.3.4 Sperrjahr

Grundsätzlich kann erst nach Ablauf des Sperrjahres das Erlöschen im Handelsregister verlautbart und mit der Verteilung des Vermögens begonnen werden.

Achtung! Wird mit der Vermögensverteilung nicht begonnen und wurde der Auflösungsgrund beseitigt kann eine aufgelöste Gesellschaft fortgesetzt werden! Dafür ist dann allerdings eine entsprechende Handelsregister-Anmeldung erforderlich.

7.3.5 Die Liquidation der GmbH

Die Liquidation ist die tatsächliche Beendigung der laufenden Geschäfte der GmbH mit dem Ziel, nach Erfüllung aller Verbindlichkeiten das verbleibende, nur noch in Geld bestehende Vermögen an die Gesellschafter zu verteilen. Achtung! In der Liquidation sind Geschäftsbriefe und die sonstige Kommunikation mit dem Zusatz „i.L.“ zu versehen!

Im Rahmen der Liquidation haften die Liquidatoren für die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes und die allgemeine Regeln der Rechnungslegung der werbenden Gesellschaft sind nach wie vor einzuhalten und auch. Fragen der Offenlegung und der Abschlussprüfung müssen berücksichtigt werden (§§ 316 ff., 325 ff. HGB)

Im Rahmen der Liquidation – nach Erstellung einer Liquidationseröffnungsbilanz mit Erläuterungsbericht - erfolgt die Einziehung der bestehenden Forderungen und die Erfüllung der bestehenden Verbindlichkeiten, Dauerschuldverhältnisse sollten in angemessener Zeit beendet und neue Geschäfte nur eingegangen werden, wenn dies den Abschluss der Liquidation nicht verzögert. Dies bedeutet u.a. dass sämtliche Aktiva der Gesellschaft zu Geld zu machen sind, beispielsweise über einen Verkauf von Aktiva an Gesellschafter. Hierbei ist zu beachten, dass der Verkauf zu angemessenen Preisen erfolgt, unter entsprechender Dokumentation und unter Gleichbehandlung aller Gesellschafter. In Zweifelsfällen, vor allem bei besonders wertvollen Vermögensgegenständen, ist es ratsam, den Verkauf durch einen Gesellschafterbeschluss abzusichern. Über Rechnungslegung und Entlastung der Liquidatoren beschließt die Gesellschafterversammlung

Auflistung aller Liquidatoren, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind (vgl. §§ 71 Abs. 5, 35 a GmbHG)

Wichtig ist zu wissen, dass die Gesellschafter nur einen Anspruch auf Ausschüttung des nach der Abwicklung verbliebenen Gesellschaftsvermögens haben und zwar im Verhältnis ihrer nominalen Geschäftsanteile (§ 72 GmbHG) und in Form einer Geldleistung. Die Verteilung des Gesellschaftervermögens an die Gesellschafter ist also erst nach Ablauf des Sperrjahrs und nach Tilgung bekannter Schulden oder Sicherstellung ihrer Befriedigung durch Hinterlegung oder Sicherheitsleistung möglich.

Nach der Verteilung des verbliebenen Vermögens an die Gesellschafter erfolgt zuletzt die Erstellung der Schlussrechnung durch die Liquidatoren und eine Gesellschafterversammlung, die anhand dieser Schlussrechnung über die Beendigung der Liquidation und die Entlastung der Liquidatoren entscheidet.

7.3.6 Bekanntmachung im Handelsregister

Ist die Liquidation abgeschlossen erfolgt die Bekanntmachung des Erlöschens der Gesellschaft im Handelsregister. Damit sind die Liquidatoren aus ihrem „Amt“ entlassen.

Trotz des vollständigen Erlöschen der Gesellschaft sind die Bücher und Schriften der Gesellschaft zehn Jahre durch einen Gesellschafter oder einen Dritten (§ 74 Abs. 2 GmbHG) aufzubewahren. Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO) sind ebenfalls zu berücksichtigen.

7.3.7 Nachtragsliquidation

War die Gesellschaft in Wirklichkeit noch nicht voll beendet, kann es zu einer sogenannten Nachtragsliquidation kommen. In diesem Fall wird ein Nachtragsliquidator tätig, der durch das Registergericht bestellt wird. Im Fall der Nachtragsliquidation ist einer neuer Gläubigeraufruf sowie die erneute Einhaltung des Sperrjahres nicht erforderlich.

7.4 Checkpunkte im Zusammenhang mit einer Betriebsaufgabe

Mit der Auflösung der GmbH ist in der Regel eine Betriebsaufgabe verbunden. Bei einer Betriebsaufgabe sind folgende Punkte zu beachten:

• Der Betrieb ist bei der Gemeinde (Gewerbeamt) abmelden – im Falle eines Handwerkes ist außerdem die Löschung des Betriebes in der Handwerksrolle zu beantragen. Die Handwerkskarte wird auf Wunsch entwertet zurückgesandt.
• Der Betriebe ist aus dem Handelsregister beim zuständigen Registergericht zu löschen. Hierüber ist die Berufsgenossenschaft schriftlich binnen zwei Wochen nach der Betriebsaufgabe zu informieren. Als Mitglied der Innung und Handelskammer muss der Betrieb auch bei diesen Einrichtungen abgemeldet werden.
• Die Betriebsaufgabe ist den Krankenkassen sowie eventuell vorhandene Zusatzversorgungskassen zu melden.
• Bestehender Wartungsverträge sind rechtzeitig bzw. zeitnah zu kündigen, sofern diese nicht in der Liquidation noch sinnvoll sind. Die Kündigungsmöglichkeiten für Miet-, Pacht- und Leasingverträge sollten geprüft werden: Die Geschäftsaufgabe stellt in der Regel keinen außerordentlichen Kündigungsgrund für einen Miet- oder Pacht- oder Leasingvertrag dar.
• Die Kündigungsmöglichkeiten für die bestehenden Versicherungsverträge sollten überprüft werden. Denn solange der Versicherungsschutz besteht bzw. nicht vom Versicherungsunternehmen aufgekündigt wurde, werden die Beiträge geschuldet. Selbst bei einer späteren Vertragsbeendigung müssen die Prämien bis zu diesem Zeitpunkt nachbezahlt werden. Ein Sonderkündigungsrecht kann sich bei Versicherungen dadurch ergeben, dass aufgrund der Gewerbeaufgabe das versicherte Risiko wegfällt. Besteht allerdings die Gefahr, dass Schäden noch nach der Betriebsaufgabe eintreten können, sollte die Betriebshaftpflichtversicherung nicht zum nächst möglichen Termin gekündigt werden.
• Lieferverträge für Strom, Gas, Wasser und Müll sowie über den Telefon-Anschluss sollten rechtzeitig gekündigt werden.
• Einträge im Telefonbuch, in den Gelben Seiten und eventuell im Internet (Homepage) sind zu löschen und die Post über die Beendigung der Gesellschaft zu informieren.
• Laufende Geschäftskonten sind aufzulösen und betriebliche Daueraufträge und Lastschriften zu löschen.
• Geschäftsfahrzeuge sind abzumelden und die entsprechenden Autoversicherungen zu kündigen.
• Die Kunden und Lieferanten sind über die Betriebsaufgabe zu informieren.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Das Recht der GmbH“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2015, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-33-5.

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