Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden – Teil 05 – Form und Inhalt der Einberufung einer Gesellschafterversammlung

3.6 Form und Inhalt der Einberufung einer Gesellschafterversammlung

Die Formalien für die Ladung zu einer Gesellschafterversammlung ergeben sich aus § 51 GmbHG:

• Einladung mittels eingeschriebener Briefe,
• Ladungsfrist von mindestens einer Woche sowie
• Angabe des Versammlungszwecks.

3.6.1 Einberufung der Gesellschafterversammlung durch Ladung

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung muss schriftlich, durch Brief per Einschreiben erfolgen, § 51 Abs. 1 S. 1 GmbHG.[1] Ein Einwurfeinschreiben ist dafür nicht ausreichend, ein Rückschein hingegen nicht notwendig.[2] Die Einladung muss erkennbar von einem Einberufungsberechtigten stammen und unterschrieben sein.[3]

Das Schreiben muss den Gesellschaftern nicht tatsächlich zugehen; es genügt der Beweis für die tatsächliche Absendung, wofür der Einlieferungsbeleg der Post ausreichend ist. Das Risiko, dass einzelne Gesellschafter keine Kenntnis von der Gesellschafterversammlung erhalten, liegt somit bei den Gesellschaftern selbst.[4] Dadurch wollte der Gesetzgeber die Beschlussfassung der Gesellschaften erleichtern. Denn jeder verloren gegangene Brief würde sonst zur Nichtigkeit sämtlicher Beschlüsse führen.

Beispiel

Geschäftsführer G gibt die Einladungen zur nächsten Gesellschafterversammlung ordnungsgemäß per Einschreiben in der örtlichen Postfiliale auf. Die Einladung an Gesellschafter A geht jedoch auf dem Postwege verloren und erreicht diesen nicht. Daher weiß er nicht von dem Termin und nimmt nicht an der Gesellschafterversammlung teil.

• Die Einladungen wurden ordnungsgemäß abgesendet. Das Zugangsrisiko liegt beim Gesellschafter. Die Gesellschafterversammlung ist folglich formgemäß geladen worden, die gefassten Beschlüsse in dieser Hinsicht nicht anfechtbar.

Die Satzung kann die Ladungserfordernisse modifizieren und etwa den tatsächlichen Zugang bei den Gesellschaftern vorschreiben oder eine vereinfachte Ladung per E-Mail oder Fax zulassen.[5] Die Belange der Gesellschafter sind dabei jedoch zu berücksichtigen, sodass eine generelle Ladung ausschließlich per Fax unzulässig ist, wenn ein Gesellschafter nicht über ein Faxgerät verfügt.

3.6.2 Adressaten der Ladung zur Gesellschafterversammlung

Die Einladung muss persönlich an den Gesellschafter adressiert sein und an die letzte der Gesellschaft mitgeteilte oder bekannte Anschrift erfolgen. Es besteht keine Pflicht der Gesellschaft, die aktuelle Anschrift der Gesellschafter zu ermitteln. Darüber hinaus sind alle weiteren Personen, die ein satzungsgemäßes Teilnahmerecht haben - etwa Aufsichtsrats- oder Beiratsmitglieder -, einzuladen.[6]

3.6.3 Ladungsfrist der Gesellschafterversammlung

Die Frist, mit der zur Gesellschafterversammlung eingeladen wird, muss wenigstens eine Woche betragen, § 51 Abs. 1 S. 2 GmbHG. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem nach den üblichen Postlaufzeiten (Inland: höchstens drei Tage; Europa: etwa vier Tage) mit dem Zugang beim Empfänger zu erwarten ist.[7]

Die Fristberechnung richtet sich nach den allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (§§ 187 ff. BGB). Der Tag des fristauslösenden Ereignisses ist bei der Fristberechnung nicht mitzurechnen. Die Frist endet am gleichen Wochentag in der Folgewoche, sodass die Gesellschafterversammlung frühestens am Folgetag stattfinden darf. Fällt das Fristende allerdings auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so läuft die Frist erst am nächsten Arbeitstag ab (§ 193 BGB).[8]

Beispiel

Geschäftsführer G lädt die Gesellschafter der X GmbH mit Schreiben vom Dienstag, 6. Oktober 2015, zur Gesellschafterversammlung ein. Er gibt die Einladung noch am selben Tag bei der örtlichen Postfiliale als Einschreiben auf. Mit dem Zugang bei den Gesellschaftern ist folglich am Donnerstag, 8. Oktober 2015, zu rechnen.

• Die Gesellschafterversammlung darf somit frühestens am Donnerstag, 15. Oktober 2015 abgehalten werden.

In der Satzung kann die Frist verlängert und abweichende Regelungen über die Fristberechnung getroffen werden. Die Frist darf jedoch nur so weit verlängert werden, dass die Einberufung einer Gesellschafterversammlung und eine zweckmäßige Beschlussfassung noch möglich ist. Eine Fristverkürzung ist dagegen unzulässig, um ein Mindestmaß an Vorbereitungsmöglichkeit aller Gesellschafter zu gewährleisten.

3.6.4 Ankündigung der Tagesordnungspunkte der Gesellschafterversammlung

Mit der Einladung zur Gesellschafterversammlung wird in der Regel eine Tagesordnung übersandt. Vorgeschrieben ist dies jedoch nicht. Vielmehr muss diese spätestens drei Tage vor der geplanten Gesellschafterversammlung unter Einhaltung derselben Formvorschriften wie die Einladung selbst versandt werden (§ 51 Abs. 4 GmbHG).[9]

Die angekündigten Tagesordnungspunkte müssen dabei hinreichend bestimmt sein, um den Gesellschaftern eine ausreichende Grundlage zur Vorbereitung auf die Beschlussfassung zu bieten.[10] Bestimmte Beschlussvorlagen oder -anträge muss die Tagesordnung allerdings nicht enthalten.[11] Die Tagesordnung muss mögliche Beschlussfassungen ankündigen. Unter Tagesordnungspunkten, die (noch) keine Beschlussfassung erfordern (so zum Beispiel "Fragen an die Geschäftsführung" oder "Berichte") ist daher keine Ankündigung unter den genannten Ankündigungsvoraussetzungen notwendig.

Beispiel

In der Tagesordnung ist die Abberufung des Geschäftsführers G aus wichtigem Grunde angekündigt. Im Laufe der Beratungen stellt sich heraus, dass ein wichtiger Grund nicht mit der notwendigen Rechtssicherheit gefunden werden kann. Es erfolgt sodann eine ordentliche Abberufung.

• Diese ist jedoch wegen Verstoßes gegen den beschriebenen Bestimmtheitsgrundsatz unwirksam. Es hätte sich empfohlen, in der Tagesordnung die "Abberufung des Geschäftsführers G aus wichtigem Grunde, hilfsweise ordentliche Abberufung" anzukündigen.

Eine Gesellschafterminderheit kann die Behandlung von Tagesordnungspunkten verlangen und diese ggf. in Selbsthilfe auf die Tagesordnung setzen (§ 50 Abs. 2 GmbHG[12]).[13]

Eine Ergänzung der Tagesordnung in der Gesellschafterversammlung ist nur möglich, sofern es sich um eine Vollversammlung handelt und alle Gesellschafter mit der Ergänzung einverstanden sind.[14]

Beispiel

Im Laufe der Gesellschafterversammlung der X GmbH, bei der Gesellschafter C fehlt, schlägt Gesellschafter A vor, noch über die Fusion mit der Z GmbH zu beschließen.

• Da diese Beschlussfassung nicht in der Einladung angekündigt war und nicht alle Gesellschafter anwesend und mit der Beschlussfassung einverstanden sind, wäre diese Ergänzung der Tagesordnung unzulässig.

Sofern ein Tagesordnungspunkt auf dem Einberufungsverlangen einer Gesellschafterminderheit beruht, kann die Mehrheit das betreffende Thema nicht ohne deren Einverständnis von der Tagesordnung absetzen.[15]

Beispiel

Gesellschafter A hat in Ausübung seines Selbsthilferechts[16] dafür gesorgt, dass über die Abberufung des Geschäftsführers G beraten und beschlossen wird.

• Möchte die Gesellschafterversammlung diesen Punkt von der Tagesordnung absetzen, kann sie dies nur mit Einverständnis des A tun.

3.6.5 Ort und Termin der Gesellschafterversammlung

Ort und Termin der Gesellschafterversammlung müssen für alle Gesellschafter zumutbar sein und in der Einladung präzise angegeben werden.[17] Zumutbar ist ein Tagungsort in der Regel nur am Sitz der Gesellschaft bzw. in der näheren Umgebung.[18] Bei einer Gesellschafterversammlung am Gesellschaftssitz empfiehlt es sich, neben der genauen Anschrift auch einen Raum anzugeben. Eine Tagung im Ausland kann für die Gesellschafter zumutbar sein, wenn sich der Sitz der Gesellschaft im Ausland befindet oder der Ort im Ausland für alle Gesellschafter besser zu erreichen ist.[19]

Beispiel

Sämtliche Gesellschafter der X GmbH leben in Paris. Sitz der Gesellschaft ist hingegen Hamburg.

• In diesem Fall ist zulässig, dass die Gesellschafterversammlung in Paris abgehalten wird, da dieser Ort für die Gesellschafter schneller zu erreichen ist als Hamburg.

Bei Gesellschafterversammlungen im Ausland sind allerdings die Anforderungen an etwaige Beurkundung von Beschlüssen[20] (s.u.) zu beachten, damit die Beschlüsse vom deutschen Handelsregister anerkannt werden.[21] Darüber hinaus ist eine Festlegung des Versammlungsortes durch den Gesellschaftsvertrag denkbar. Ansonsten ist ein abweichender Ort nur mit Zustimmung aller Gesellschafter zulässig.[22]

In zeitlicher Hinsicht ist auf die berechtigten und der Gesellschaft bekannten Belange der Gesellschafter Rücksicht zu nehmen. So kann im Zweifel eine Gesellschafterversammlung am Wochenende eine zumutbare oder sogar die zweckmäßigste Variante sein, wenn alle Gesellschafter im Übrigen berufstätig sind.[23]

3.6.6 Einladungsmuster

3.6.6.1 Einberufung durch Geschäftsführung

X GmbH, Musterstadt

An die
Gesellschafter der X GmbH
- per Einschreiben -

Musterstadt, 1. Dezember 2015

Einberufung einer Gesellschafterversammlung

Sehr geehrte Gesellschafterin, sehr geehrter Gesellschafter,
hiermit lade ich Sie zur nächsten ordentlichen Gesellschafterversammlung der X GmbH
am 10. Dezember 2015 um 19:00 Uhr
in den Konferenzraum im 1. OG der Verwaltung X GmbH
Musterstraße 21, 98765 Musterstadt
ein.

Tagesordnung:

1. Feststellung des aufgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2015

2. Ergebnisverwendung

3. Entlastung des Geschäftsführers

alternativ: Die Tagesordnung wird Ihnen spätestens drei Tage vor der Versammlung zugehen.

Mit freundlichen Grüßen

Geschäftsführer

3.6.6.2 Name und Anschrift des einberufenden Gesellschafters

An die
Gesellschafter der X GmbH
- per Einschreiben -

Musterstadt, 1. Dezember 2015

Einberufung der Gesellschafterversammlung

Sehr geehrte Gesellschafterin, sehr geehrter Gesellschafter,
hiermit lade ich (25 % des Stammkapitals) Sie gemäß § 50 Abs. 3 GmbHG zur Gesellschafterversammlung der X GmbH
am 10. Dezember 2015 um 19:00 Uhr
in den Konferenzraum im 1. OG der Verwaltung X GmbH
Musterstraße 21, 98765 Musterstadt
ein.

Die Einberufungsbefugnis erfolgt aus der Weigerung des Geschäftsführers, meinem Einberufungsverlangen vom 1. November 2015 innerhalb der von mir gesetzten Frist nachzukommen.

Tagesordnung:

1. Abberufung des Geschäftsführers G aus wichtigem Grunde, hilfsweise ordentliche Abberufung

2. Kündigung des Anstellungsvertrages des Geschäftsführers G

alternativ: Die Tagesordnung wird Ihnen spätestens drei Tage vor der Versammlung zugehen.

Mit freundlichen Grüßen

Gesellschafter A

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Die Gesellschafterversammlung: Ein Leitfaden“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Dipl.-Jur. Marc Schieren, M. L. E., mit Fußnoten erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2016, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-50-2.

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