Das Recht der GmbH – Teil 26 – Ablauf der Gesellschafterversammlung, Vertretung in der Gesellschafterversammlung

5.1.2.2 Abhaltung der Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung wird in der Regel durch eine Person, den sogenannten Versammlungsleiter, geleitet. Der Versammlungsleiter sorgt für den formell ordnungsmäßigen Verlauf der Versammlung.
Ein Versammlungsleiter ist für die ordnungsgemäße Durchführung einer Gesellschafterversammlung laut GmbH-Gesetz nicht zwingend vorgeschrieben. Die Gesellschafter können jedoch einen Versammlungsleiter durch Stimmenmehrheit bestimmen. Bei größeren Gesellschaften wird ein Versammlungsleiter oft bereits im Gesellschaftsvertrag bestimmt. Hier bietet sich beispielsweise der Syndikus-Anwalt des Unternehmens an. Von dieser Bestimmung darf auch mit Stimmenmehrheit nicht abgewichen werden. Ist der Versammlungsleiter verhindert und ist im Gesellschaftervertrag kein Vertreter bestimmt, wird der Versammlungsleiter durch die anwesenden Gesellschafter gewählt.
Der Versammlungsleiter ist beispielsweise zuständig für die ausreichende Erörterung der Tagesordnungspunkte, die ordnungsmäßige Abstimmung über die Tagesordnungspunkte während der Gesellschafterversammlung und für die Feststellung der Ergebnisse. Er hat die Aufgabe, Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten zu dokumentieren und sich bei sämtlichen Prozessen während der Gesellschafterversammlung unparteilich zu verhalten.

5.1.2.2.1 Verlauf der Versammlung

Der Ablauf der Gesellschafterversammlung folgt bestimmten Regeln.Der Verlauf der Gesellschafterversammlung beginnt mit der offiziellen Eröffnung, der Begrüßung und Überprüfung der Anwesenheit der Gesellschafter, der Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung, der Feststellung der Beschlussfähigkeit, der Festlegung des Protokollführers und der Wahl des Abstimmverfahrens.
Im weiteren Verlauf wird die Tagesordnung endgültig festgelegt, wobei jedoch besondere Vorsicht hinsichtlich Abweichungen von der Ladung geboten ist, wenn stimmberechtigte Gesellschafter nicht anwesend sind.
Ist die Tagesordnung endgültig festgelegt oder wird sie wie in der Ladung festgelegt bestätigt, werden die einzelnen Tagesordnungspunkte diskutiert und es kommt gegebenenfalls zu entsprechenden Beschlussfassungen. Wesentlich bei der Beschlussfassung ist dabei die genaue Formulierung des Beschlussinhalts. Hier sind Versammlungsleiter und Protokollführer von großer Bedeutung, denn sie sind für die ordnungsgemäße Durchführung der Abstimmung und das korrekte Erfassen und Festhalten der Abstimmungsergebnisse zuständig. Ist die Tagesordnung abgearbeitet und sind alle Beschlüsse gefasst, kann die Gesellschafterversammlung offiziell für beendet erklärt werden.
Im Nachgang wird das Protokoll der Gesellschafterversammlung erstellt und an alle Gesellschafter verschickt. Der Zugang des Protokolls ist maßgeblich für eventuelle Anfechtungsmöglichkeiten der Beschlüsse durch die Gesellschafter und sollte daher sorgfältig sichergestellt und dokumentiert werden.

5.1.2.2.2 Vertretung in der Gesellschafterversammlung

Gesellschafter dürfen grundsätzlich nicht von Rechtsanwälten in der Gesellschafterversammlung begleitet werden. Erlaubt ist eine Begleitung durch Rechtsanwälte ausnahmsweise dann, wenn rechtlich schwierige oder relevante Themen Versammlungsgegenstand sind - was allerdings fast regelmäßig der Fall sein wird.
Gibt der Rechtsanwalt indes auf Rückfrage an, Vertreter des Gesellschafters zu sein, ist der vertretene der Versammlung zu verweisen. 47 Abs. 3 GmbHG stellt an die Vollmacht bei Gesellschaftsversammlungen das Erfordernis der Textform. Diese muss auf Verlangen vorgezeigt, nicht jedoch übergeben werden, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anders verlangt. Ob der vertretene Gesellschafter im Falle der Vertretung dann die Versammlung verlassen muss, weil er vertreten ist, ist streitig.
Eine unwiderrufliche Vollmacht zur Stimmrechtsabgabe ist grundsätzlich unzulässig, weil dadurch die Stimmrechte vom Gesellschaftsanteilsbesitz abgespalten würden.
Bei Abstimmungen kann der Versammlungsleiter vom Rechtsanwalt die Vorlage einer entsprechenden Vollmacht verlangen. Der vertretende Rechtsanwalt, der aufgrund mündlich behaupteter Vollmacht zugelassen wird, und der, nachdem der Gesellschafter die Versammlung verlassen hat, keine Vollmacht in Textform vorlegen kann, dürfte ein Haftungsproblem haben. Eine normale Anwaltsvollmacht enthält üblicherweise nicht die Vertretungsbefugnis auf Gesellschafterversammlungen.
Im Gesellschaftsvertrag kann vorgesehen werden, dass die Vertretung nur durch bestimmte Personen zugelassen wird. So kann eine Vertretung durch Ehegatten oder Kinder ausgeschlossen werden.

Dieser Beitrag ist entnommen aus dem Buch „Das Recht der GmbH“ von Harald Brennecke, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, und Pia Löffler, Rechtsanwältin, erschienen im Verlag Mittelstand und Recht, 2015, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-33-5.

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