Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen
Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen
Jeder im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer ist verpflichtet, ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Dabei ist es ratsam, von den Ausgangsrechnungen eine Kopie vom Original anzufertigen und in seinem gesonderten Ordner aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Es muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen für den gesamten Zeitraum lesbar bleiben. So sollte bei Rechnungen auf Thermopapier zeitnah eine Kopie auf normalem Papier angefertigt werden und zur Originalrechung geheftet werden. Die Originalrechnung ist notwendig, damit der Unternehmer aus einer Rechnung die Vorsteuer ziehen in Anspruch nehmen kann.
Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden. Die Echtheit der elektronisch übermittelt Rechnung muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein, da die der Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten zu erbringen ist. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss der Unternehmer sicherstellen, dass die Finanzbehörden die Rechnungen für den Zweck der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet) müssen gem. § 14 Abs. 1 UStG, die Rechnung oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß kann ein Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung durch den Unternehmer hinzuweisen. Am einfachsten ist es, einen entsprechenden Hinweis in die Rechnung oder in die Zahlungsbedingungen aufzunehmen, der § 14 Abs. 1 UStG die notwendige Beachtung zukommen lässt.
Kontakt: kontakt@fasp.de
Stand: 2007/04