Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen
Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen
Jeder im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer ist verpflichtet, ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Dabei ist es ratsam, von den Ausgangsrechnungen eine Kopie vom Original anzufertigen und in seinem gesonderten Ordner aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Es muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen für den gesamten Zeitraum lesbar bleiben. So sollte bei Rechnungen auf Thermopapier zeitnah eine Kopie auf normalem Papier angefertigt werden und zur Originalrechung geheftet werden. Die Originalrechnung ist notwendig, damit der Unternehmer aus einer Rechnung die Vorsteuer ziehen in Anspruch nehmen kann.
Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden. Die Echtheit der elektronisch übermittelt Rechnung muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein, da die der Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten zu erbringen ist. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss der Unternehmer sicherstellen, dass die Finanzbehörden die Rechnungen für den Zweck der Umsatzsteuerkontrolle über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet) müssen gem. § 14 Abs. 1 UStG, die Rechnung oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß kann ein Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung durch den Unternehmer hinzuweisen. Am einfachsten ist es, einen entsprechenden Hinweis in die Rechnung oder in die Zahlungsbedingungen aufzunehmen, der § 14 Abs. 1 UStG die notwendige Beachtung zukommen lässt.
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Stand: 2007/04
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Das Referat Steuerrecht wird bei Brennecke Rechtsanwälte betreut von:
Carola Ritterbach, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht
Rechtsanwältin Carola Ritterbach absolviert derzeit den Fachanwaltskurs Steuerrecht. Sie berät Gesellschafter und Unternehmer bei der steuerlichen Gestaltung von Gesellschaften und Unternehmen. Sie begleitet Betriebsprüfungen und vertritt bei Finanzgerichtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt oder vor Finanzgerichten. Rechtsanwältin Ritterbach berät und vertritt bei Steuerselbstanzeigen und Steuerstrafverfahren. Sie erstellt Unternehmensbewertungen und begleitet Unternehmenskäufe bzw. Unternehmensverkäufe aus steuerrechtlicher Sicht.
Sie berät bei der Gestaltung von Erbschaften und Schenkungen zur Vermeidung unnötiger Erbschaftssteuer und entwirft Vermögensübertragungskonzepte.
Sie berät hinsichtlich steuerlicher Auswirkungen von Insolvenzen. Dabei prüft und beantragt sie Steuererlasse zum Zweck der Unternehmenssanierung oder für insolvente Steuerschuldner sowie die nachträgliche Aufteilung
on Steuern im Fall der Zusammenveranlagungen bei Insolvenzen einzelner Ehepartner.
Rechtsanwältin Ritterbach ist Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht und ist seit vielen Jahren im Bereich Bankrecht tätig. Steuerliche Fragen bei Finanzierungsgeschäften treffen daher ihr besonderes Interesse.
Carola Ritterbach hat im Steuerrecht veröffentlicht:
- Bilanzierung, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt LL.M., 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-49-6
- Steuerstrafrecht – Strafbarkeit der Organe in Unternehmen, Monika Dibbelt, Carola Ritterbach und Alexander Mayr, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-48-9
- Die strafbefreiende Selbstanzeige, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-47-2
- Besteuerung Personengesellschaften, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt LL.M., 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-52-6
- Steuerberaterhaftung, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Anika Wegner, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-51-9
- Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuerrecht: Das Recht der Erbschafts- und Schenkungssteuer. Möglichkeiten zur Verringerung der Steuerbelastung bei Erbschaften und Schenkungen, 2014, Verlag Mittelstand und Recht, ISBN 978-3-939384-16-8,
- Die Haftung für Steuerschulden, 2015, Verlag Mittelstand und Recht, ISBN 978-3-939384-39-7
Weitere Veröffentlichungen von Rechtsanwältin Ritterbach im Steuerrecht sind in Vorbereitung, so
- Änderung von Steuerbescheiden – Wann darf das Finanzamt einen Steuerbescheid aufheben oder korrigieren
Carola Ritternach ist Dozentin für Steuerrecht bei der DMA Deutsche Mittelstandsakademie sowie Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Steuerrecht im Deutschen Anwaltsverein.
Sie bietet Vorträge und Seminare unter anderem zu folgenden Themen an:
- Erbschaftssteuer und Schenkungssteuer vermeiden
- Wahl der Gesellschaftsform unter Steuergesichtspunkten
- Lohnsteuer- und Umsatzsteuerhaftung des Geschäftsführers
- Mindestlohn – Worauf hat der Steuerberater zu achten
- Die Umsatzsteuer – eine kauf- und leasingrechtliche Betrachtung
- Die steuerliche Organschaft – Was wird wo versteuert?
- Die Besteuerung ausländischer Einkünfte – Immobilien, Unternehmensbeteiligungen, Kapitalanlagen oder Geschäftsführergehälter
Kontaktieren Sie Rechtsanwältin Ritterbach unter:
Mail: ritterbach@brennecke-rechtsanwaelte.de
Telefon: 0721-20396-28
Guido Friedrich-Weiler, Rechtsanwalt
Rechtsanwalt Guido Friedrich-Weiler ist
- Lehrbeauftragter für Gesellschaftsrecht an der Bundesakademie für Wehrtechnik und Wehrverwaltung in Mannheim sowie
- Lehrbeauftragter für Arbeits- und Insolvenzrecht, M&A und Wirtschaftsprüfung an der Rheinischen Fachhochschule in Köln.
Von 2002 bis 2006 war Guido-Friedrich Weiler als Manager bei der Ernst & Young AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig.
Rechtsanwalt Guido-Friedrich Weiler ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und hat den Fachanwaltskurs für Insolvenzrecht absolviert.
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Telefon: 0221-165377-85