Elektronische Rechnungen und elektronisch übermittelte Rechnungen

Das Internet und der elektronische Datenverkehr gewinnen zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig versuchen immer mehr unternehmen sich am Ideal des papierlosen Büros zu orientieren. Aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmer die Vereinfachung durch eine elektronisch übermittelte Rechnung. Neben der herkömmlichen Papierrechnung dürfen auch elektronische Abrechnungen verwendet werden (§ 14 Abs. 4 Satz 2 UStG). Hierunter können z. B. Abrechnungen über das Internet (E-Mail) oder durch Übersendung von maschinell lesbaren Datenträgern (Magnetband, Diskette, CD-ROM) fallen. Hierzu zählen aber auch per Faxgerät oder per Computerfax übermittelte Rechnungen. Eine so übermittelte Abrechnung wird wirksam, wenn sie derart in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass dieser bei Annahme gewöhnlicher Umstände die Möglichkeit ihrer Kenntnisnahme hat. Damit der Empfänger aber auch zum Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen berechtigt wird, muss er eine vollständige und richtige Rechnung mit allen Pflichtangaben im Sinne der §§ 14 und 14 a UStG übermittelt bekommen. An dieser Stelle stellt der Gesetzgeber in § 14 Abs. 3 UStG besondere Anforderungen an die auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen. Aus Sicherheitsgründen müssen elektronische Rechnungen daher mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 des Signaturgesetzes versehen sein. Dann kann davon ausgegangen werden, dass die Rechnungen mit dem Signaturschlüssel des im zugrunde liegenden qualifizierten Zertifikat angegebenen Signaturschlüsselinhabers erzeugt wurden und dass die signierten Daten danach nicht verändert wurden. Den Rechnungsversand per traditionellem Faxgerät würde zwar grundsätzlich unter diese Regelung fallen, gleichwohl wird der Versandt von den Finanzbehörden nicht beanstandet. Der Rechnungsversandt per traditionellem Faxgerät ist daher unproblematisch möglich. Anders verhält es sich jedoch bei dem Computerfax (Rechnungsversand unter Einschaltung eines Fax-Servers). Dieser Einsatz wird vom Gesetzgeber als Mittel der elektronischen Übertragung gewertet. Die versendeten Rechnungen werden damit zu elektronischen Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Diese brauchen zur steuerlichen Anerkennung eine qualifizierte elektronische Signatur. Auch ist zu bedenken, dass die Verwendung von bildidentischen Formaten wie PDF- oder TIFF-Dateien als E-Mail-Anhang nicht ausreichend sind. Rechnungsempfänger sollten hierauf sorgfältig achten. Elektronische Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur dürfen beim Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug herangezogen werden, auch wenn es sich um bildidentische Formate handelt, die ausgedruckt und in Papierform archiviert werden könnten. Qualifizierte elektronische Signaturen sind fortgeschrittene Signaturen. Sie beruhen auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat und werden zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung zusätzlich mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit versehen, Qualifizierte Zertifikate können nur von Zertifizierungsdiensteanbietern ausgestellt werden, denn sie erfüllen definierte signaturgesetzkonforme Anforderungen. Die qualifizierte elektronische Signatur folgt, ihrem Leitbild nach, der persönlichen Unterschrift einer berechtigten, natürlichen Person. Qualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieterakkreditierung unterscheiden sich lediglich durch die Akkreditierung des Zertifizierungsdiensteanbieters. Aufseiten des Rechnungsempfängers ist die Signatur hinsichtlich der Identität des Signaturschlüsselinhabers und der Unversehrtheit des Rechnungsdokumentes zu prüfen. Entsprechende Anwendungen erledigen diese Prüfung automatisiert online mithilfe einer Internetanbindung. Der tägliche Geschäftsverkehr zeigt, dass die Kenntnis über diese Problematik regelmäßig nicht vorhanden ist. Insbesondere Unternehmen, die Internetleistungen anbieten, versenden gerne Rechnungen auf dem elektronischen Weg, ohne die erforderlichen Signaturen. Da die Nichtanerkennung eines Vorsteuerabzugs im Rahmen einer Betriebsprüfung zu sehr empfindlichen Nachzahlungen führen kann, empfehlen wir Ihnen auf die ordnungsgemäße Rechnungsübermittlung besonderen Wert zu legen. Regelmäßig können die negativen Folgen aber noch dadurch abgewendet werden, dass die fehlerhafte Rechnung durch den Versender korrigiert wird. Sollte es die Firma zwischenzeitlich hingegen nicht mehr geben, stellt sich das für den Rechnungsempfänger als nicht mehr lösbaren Nachteil dar.

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Wir beraten Sie gerne persönlich, telefonisch oder per Mail. Sie können uns Ihr Anliegen samt den relevanten Unterlagen gerne unverbindlich als PDF zumailen, zufaxen oder per Post zusenden. Wir schauen diese durch und setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung, um Ihnen ein unverbindliches Angebot für ein Mandat zu unterbreiten. Ein Mandat kommt erst mit schriftlicher Mandatserteilung zustande.
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Das Referat Steuerrecht wird bei Brennecke Rechtsanwälte betreut von:

Carola Ritterbach, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht

Rechtsanwältin Carola Ritterbach absolviert derzeit den Fachanwaltskurs Steuerrecht. Sie berät Gesellschafter und Unternehmer bei der steuerlichen Gestaltung von Gesellschaften und Unternehmen. Sie begleitet Betriebsprüfungen und vertritt bei Finanzgerichtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt oder vor Finanzgerichten. Rechtsanwältin Ritterbach berät und vertritt bei Steuerselbstanzeigen und Steuerstrafverfahren. Sie erstellt Unternehmensbewertungen und begleitet Unternehmenskäufe bzw. Unternehmensverkäufe aus steuerrechtlicher Sicht.
Sie berät bei der Gestaltung von Erbschaften und Schenkungen zur Vermeidung unnötiger Erbschaftssteuer und entwirft Vermögensübertragungskonzepte.
Sie berät hinsichtlich steuerlicher Auswirkungen von Insolvenzen. Dabei prüft und beantragt sie Steuererlasse zum Zweck der Unternehmenssanierung oder für insolvente Steuerschuldner sowie die nachträgliche Aufteilung
on Steuern im Fall der Zusammenveranlagungen bei Insolvenzen einzelner Ehepartner.
Rechtsanwältin Ritterbach ist Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht und ist seit vielen Jahren im Bereich Bankrecht tätig. Steuerliche Fragen bei Finanzierungsgeschäften treffen daher ihr besonderes Interesse.

Carola Ritterbach hat im Steuerrecht veröffentlicht:

Bilanzierung, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt LL.M., 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-49-6
Steuerstrafrecht – Strafbarkeit der Organe in Unternehmen, Monika Dibbelt, Carola Ritterbach und Alexander Mayr, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-48-9
Die strafbefreiende Selbstanzeige, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-47-2
Besteuerung Personengesellschaften, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Jens Bierstedt LL.M., 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-52-6
Steuerberaterhaftung, Carola Ritterbach, Monika Dibbelt und Anika Wegner, 2016, Verlag Mittelstand und Recht, www.vmur.de, ISBN 978-3-939384-51-9
Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuerrecht: Das Recht der Erbschafts- und Schenkungssteuer. Möglichkeiten zur Verringerung der Steuerbelastung bei Erbschaften und Schenkungen, 2014, Verlag Mittelstand und Recht, ISBN 978-3-939384-16-8,
Die Haftung für Steuerschulden, 2015, Verlag Mittelstand und Recht, ISBN 978-3-939384-39-7

Weitere Veröffentlichungen von Rechtsanwältin Ritterbach im Steuerrecht sind in Vorbereitung, so

Änderung von Steuerbescheiden – Wann darf das Finanzamt einen Steuerbescheid aufheben oder korrigieren

Carola Ritternach ist Dozentin für Steuerrecht bei der DMA Deutsche Mittelstandsakademie sowie Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Steuerrecht im Deutschen Anwaltsverein.
Sie bietet Vorträge und Seminare unter anderem zu folgenden Themen an:

Erbschaftssteuer und Schenkungssteuer vermeiden
Wahl der Gesellschaftsform unter Steuergesichtspunkten
Lohnsteuer- und Umsatzsteuerhaftung des Geschäftsführers
Mindestlohn – Worauf hat der Steuerberater zu achten
Die Umsatzsteuer – eine kauf- und leasingrechtliche Betrachtung
Die steuerliche Organschaft – Was wird wo versteuert?
Die Besteuerung ausländischer Einkünfte – Immobilien, Unternehmensbeteiligungen, Kapitalanlagen oder Geschäftsführergehälter

Kontaktieren Sie Rechtsanwältin Ritterbach unter:
Mail: ritterbach@brennecke-rechtsanwaelte.de
Telefon: 0721-20396-28

Guido Friedrich-Weiler, Rechtsanwalt

Rechtsanwalt Guido Friedrich-Weiler ist

Lehrbeauftragter für Gesellschaftsrecht an der Bundesakademie für Wehrtechnik und Wehrverwaltung in Mannheim sowie
Lehrbeauftragter für Arbeits- und Insolvenzrecht, M&A und Wirtschaftsprüfung an der Rheinischen Fachhochschule in Köln.

Von 2002 bis 2006 war Guido-Friedrich Weiler als Manager bei der Ernst & Young AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig.

Rechtsanwalt Guido-Friedrich Weiler ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und hat den Fachanwaltskurs für Insolvenzrecht absolviert.

Kontaktieren Sie Rechtsanwalt Guido-Friedrich Weiler unter:
Mail: weiler@brennecke-rechtsanwaelte.de
Telefon: 0221-165377-85

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Rechtsinfos/ Steuerrecht/ Umsatzsteuer