Gut geplant, ist halb gewonnen - doch was ist im Fall der Fälle? - Der Notfallplan

Gut geplant, ist halb gewonnen - doch was ist im Fall der Fälle? - Der Notfallplan

Die Planung, wer das eigene Unternehmen einmal fortführen soll, sollte in Ruhe und mit Bedacht geschehen. Immerhin gibt man als Unternehmer in den meisten Fällen sein liebgewonnenes Lebenswerk an die nachfolgenden Generationen ab.
Um auch für Notfälle wie plötzliche Krankheit, Unfall oder unerwartetes Versterben gewappnet zu sein, empfiehlt es sich für den vorausschauenden Unternehmer über einen Notfallplan zu verfügen, um das Unternehmen in unvorhergesehenen Situationen schnellstmöglich wieder versorgt und weitergeführt zu wissen. Der Notfallplan ersetzt jedoch nicht die ausführliche Planung der Unternehmensübergabe an sich.

Damit die Unternehmensführung bei einem plötzlichen Wegfalls des Geschäftsführers nicht ins Stocken gerät, sollten verschiedene Dokumente aufbewahrt werden und für eine besondere Personengruppe oder eine Person des Vertrauens zugänglich sein.

Wichtige Dokumente:

Verschiedene Dokumente sollten stets zur Verfügung stehen - unabhängig davon, ob eine geplanten Unternehmensübergabe ansteht oder ob für einen plötzlichen Wechsel der Unternehmensführung vorgesorgt werden soll.

Testament des Unternehmers: Es sollte mit dem Gesellschaftsvertrag des Unternehmens abgestimmt sein und den oder die Nachfolger bezeichnen.

Ehevertrag oder Erbvertrag – falls vorhanden

Gesellschaftsvertrag und ggf. die erforderlichen Vollmachten für den oder die Nachfolger, sofern solche im Vertrag vorgesehen sind oder anderweitig benötigt werden.

Geschäftsführervertrag und ähnliches

Die letztgenannten Verträge geben im Falle einer plötzlichen Notsituation eventuell Auskunft über einen Vertreter oder einen Notgeschäftsführer.

Unternehmensbezogene Dokumente:

Passwörter und Codes, die für den alltäglichen Betrieb gebraucht werden oder ähliches

Adressen der Gesellschafter und Adressen, die für einen reibungslosen Betriebsablauf von Bedeutung sind, wie z. B. von Steuerberatern, Banken, Notaren, Unternehmensberatern, Kunden, Lieferanten etc.

Inventarverzeichnis, Schlüsselverzeichnis, Personalunterlagen etc.

Bilanzen, Listen mit laufenden Prozessen, Verzeichnis aller Bankverbindungen mit den entsprechenden Vollmachten, Firmenverträge, Immobilienverzeichnis etc.

Private Dokumente:

Patientenverfügungen, Betreuungsverfügungen, Lebensversicherungsdokumente, Dokumentation der Altersvorsorge etc.


Fazit

Im Notfall ist es hilfreich, alle wesentliche Dokumente griffbereit zu haben, so dass ein Vertreter, Notgeschäftsführer oder Nachfolger ohne großen zeitlichen Aufwand alle wichtigen Einzelheiten erfahren und die Lage des Unternehmens einschätzen kann. Ebenfalls kann die Festlegung einer Personengruppe oder einer einzelnen Person, die im Ernstfall einspringt, nur von Vorteil sein.

Am besten lassen sich derartige Situationen jedoch meistern, wenn bereits frühzeitig an eine passende Unternehmensnachfolge gedacht und diese mit den Betroffenen erarbeitet wurde.

Ein guter und vollständig informierter Berater kann im Falle eines Notfalls die Übernahme des Unternehmens durch den oder die Nachfolger ebenfalls wesentlich vereinfachen.
Um hier größtmögliche Effektivität zu gewährleisten, sollte der Berater das unbedingte Vertrauen des Unternehmers genießen und in alle bedeutsamen Vorgänge und Angelegenheiten des Unternehmens eingeweiht sein.

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