Pflichtangaben einer Rechnung
Zahlt der Schuldner nicht, stellt sich die Frage nach der Durchsetzbarkeit der offenen Forderung und der Verzugszinsen. Für eine erfolgreiche und schnelle Anspruchsdurchsetzung ist es von erheblicher Bedeutung, in welcher Art und Weise die Rechnungsstellung erfolgte. Bei Beachtung der folgenden Pflichtangaben können Problem bei der Anspruchsdurchsetzung vermieden werden:
1. Vollständige Absender-Angaben: In jede Rechnung gehören der vollständige (Firmen)Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (=Verkäufers).
2. Vollständige Empfänger-Angaben: In jede Rechnung gehört der vollständige Name und die Adresse des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers). Eine „c/o-Angaben" genügt grundsätzlich nicht den Voraussetzungen für die Angabe der Anschrift des Leistungsempfängers. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift (vgl. Schreiben des BMF vom 28. März 2006).
3. Angaben über Ort und Datum der Rechnungsstellung: Die Rechnung sollte regelmäßig gestellt werden, sobald die vereinbarten Leistungen erbracht wurden.
4. Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte stets den Titel „Rechnung“ tragen und gegebenenfalls einen Bezug enthalten wie z.B. „Ihr Auftrag vom…“.
5. Angabe der Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird und der eindeutigen Zuordnung zur einer jeden Rechnung dient. Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche ist ebenso zulässig wie eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben.
Seit 1. Januar 2007 müssen auch Verträge über Dauerleistungen (z.B. Mietverträge) eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
6. Auflistung der erbrachten Leistungen: In der Rechnung hat eine genaue Beschreibung der Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und die Art der erbrachten sonstigen Leistungen sowie den Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung enthalten; nach § 31 Abs. 4 UStDV ist dabei die Angabe des Kalendermonats ausreichend.
Ferner sind aufzuführen die nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
7. Der Rechnungsbetrag muss Rückschluss darüber geben, welches der zu zahlende Netto-Betrag und der Brutto-Betrag ist und die Umsatzsteuer mit dem geltend gemachten Mehrwertsteuersatz (7% oder 19 % ab 1.1.2007) ausweisen.
8. Zahlungsziel: Wenn der Kunde in der Rechnung darauf hingewiesen wird, dass er bei Nichtzahlung nach Ablauf von 30 Tagen in Verzug gerät, so können ab Zahlungsverzug Verzugszinsen geltend gemacht werden. Für den Zahlungseingang ist dabei ein genaues Datum auszuweisen.
9. Die Bankverbindung muss vollständig und korrekt angegeben werden, um keinen Grund für Zahlungsverzögerungen zu liefern. Insbesondere Einzelkaufleute haben darauf zu achten, dass der Überweisungseingang sowohl über den Nachnamen als auch den Firmennamen erfolgen können.
10. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) des Absenders: Seite dem 01.01.2007 müssen auf allen Rechnungen, d.h. auch bei Verträge über Dauerleistungen (z.B. Miete etc), für den Zwecke des Vorsteuerabzugs die Steuernummer oder alternativ die USt-ID-Nr. angegebene werden. Unternehmen, die am innergemeinschaftlichen Warenverkehr der EU teilnehmen, müssen in der Rechung ihre Ust-ID-Nr. angeben.
Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt auf Anfrage vergeben. Um eine USt-ID-Nr. zugeteilt zu bekommen, genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Reisebüro etc), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Reiseunternehmen) anzugeben.
11. Im Falle einer Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 Abs. 1 UstG bedarf es des Hinweises, dass für die Lieferung bzw. Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt und daher keine Umsatzsteuer anfällt.
12. Hinweis auf Aufbewahrungsfrist. In den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, ist einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers erforderlich.
Hinweis: Im Einzelfall gilt es zusätzliche Spezialvorschriften zu beachten. Bei Zweifelsfragen sollte anwaltlicher Rat in Anspruch genommen werden, damit missverständliche Rechnungen nicht zu einem unnötigen Zahlungsverzug führen.
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Stand: 02/2007