Steuerliche Geltendmachung von Aufwendungen für gemischt veranlasste Reisen

Betrieblich veranlasste Reisen können entweder in Form von Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich in Ansatz gebracht werden. Doch nicht selten beinhalten diese Geschäftsreisen auch Elemente, die der privaten Lebensführung zuzuordnen sind. Das Ob und Wie der steuerlichen Geltendmachung der Bestandteile, die betrieblich veranlasst sind, kann in diesen Fällen nicht einfach sein. Beabsichtigt ein Steuerpflichtiger, unter den vorgenannten Umständen Kostenteile gemischt veranlasster Reisen steuerlich geltend zu machen, sollte er unbedingt die nachfolgenden Grundsätze beachten.

Gesetzliche Ausgangslage
Gemäß § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Betriebsausgaben die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Werbungskosten sind nach § 9 Abs. 1 Sätze 1 und 2 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Nach dem Einkommensteuergesetz sind sie bei der Einkunftsart abzuziehen und damit abziehbar, bei der sie entstanden sind.
Parallel dazu schreibt § 12 Nr. 1 Satz 1 EStG vor, dass die für den Haushalt des Steuerpflichtigen und für den Unterhalt seiner Familienangehörigen aufgewendeten Beträge bei der Einkommensteuerermittlung nicht abgezogen werden dürfen. Nach Satz 2 dieser Vorschrift gilt dies auch für Aufwendungen in Bezug auf die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, auch wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen.

Aufwendungen können dann als Betriebsausgaben und Werbungskosten in Abzug gebracht werden, wenn sie durch die Einkünfteerzielung veranlasst sind. Von einer solchen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Einkünfteerzielung objektiv zusammenhängen und gleichzeitig auch ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit einer der Einkunftsarten des EStG besteht.
Basieren daher Aufwendungen nicht oder nur im unbedeutenden Maße auf privaten Umständen, die der Lebensführung des Steuerpflichtigen zuzuordnen sind, sind sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten grundsätzlich abzuziehen. Beziehen sie sich hingegen hauptsächlich auf berufliche Umstände, so sind sie nicht abziehbar.

Anwendung auf gemischt veranlasste Reisen
Ob und in welchem Umfang Aufwendungen für eine Reise in wirtschaftlichem Zusammenhang mit einer Einkunftsart stehen, hängt entscheidend von den Gründen ab, aus denen der Steuerpflichtige die Reise oder Teile von ihr unternimmt. Beurteilt wird dies anhand der gesamten Umstände des Einzelfalles. Zweifel für eine berufliche Veranlassung gehen jedoch zu Lasten des Steuerpflichtigen.
In diesem Zusammenhang ist anerkannt, dass Umstände privater Veranlassung von geringer Bedeutung dem vollständigen Abzug von Betriebsausgaben oder Werbungskosten nicht entgegenstehen. Spiegelbildlich dazu reicht aber auch nur eine unbedeutende berufliche Mitveranlassung von Aufwendungen für einen Betriebsausgaben- oder Werbekostenabzug ebenfalls nicht aus.
Bestehen daher im Rahmen einer Reise abgrenzbare berufliche und private Veranlassungsmomente, die jeweils für sich nicht von völlig untergeordneter Bedeutung sind, so ist ein Abzug der beruflich veranlassten Teile der Reisekosten möglich. Können die einzelnen Bestandteile nicht eindeutig voneinander getrennt werden, findet eine Schätzung der abzugsfähigen Kostenanteile statt.
Fallen Reisekosten an, die sowohl den beruflichen als auch den privaten Reiseteil betreffen, so müssen diese entsprechend ihren jeweiligen Anteilen aufgeteilt werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Kosten für die Hin- und Rückreise handeln, etwa wenn hinter eine Geschäftsreise direkt noch ein Urlaub angehängt wird.
Bei der Geltendmachung derartiger Kosten muss aber in jedem Fall eine berufliche Veranlassung nach objektiven und einfach nachprüfbaren Kriterien erkennbar sein. Hierbei hat der Steuerpflichtige für die Beurteilung der hierfür Maßgebenden Umstände kommt insbesondere die Betrachtung der beruflichen und privaten Zeitanteile der Reise in Betracht.
Erhebliche Zweifel in diesem Zusammenhang führen dazu, dass die strittigen Aufwendungen insgesamt einem Abzugsverbot unterliegen. Lediglich bei Unsicherheiten was die Höhe der jeweiligen Aufwendungen betrifft, kommt eine Schätzung nach § 162 der Abgabenordnung (AO) in Betracht.

Im Ergebnis ist daher festzuhalten, dass bei Reisen, die abgrenzbare und private Anteile enthalten, grundsätzlich die damit einhergehenden Aufwendungen aufzuteilen sind, sofern die berufliche oder private Veranlassung nicht von völlig untergeordneter Bedeutung ist.

Jedem, der eine gemischt veranlasste Reise plant, ist nach alledem anzuraten, die planende Gestaltung so vorzunehmen, dass die einzelnen beruflichen und privaten Bereiche, insbesondere in zeitlicher Hinsicht, klar voneinander getrennt und nachvollzogen werden können. Nur so steht einer steuerlichen Geltendmachung der jeweiligen Aufwendungen nichts entgegen.