Vorsteuerabzug bei Verlust oder Unvollständigkeit der Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz (Fußnote) gestattet es in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden sind, als Vorsteuer abzuziehen. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug hat dabei der Unternehmer aufzuzeichnen und durch Belege nachzuweisen. Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG ist dafür als Beleg erforderlich, dass der Unternehmer eine den Voraussetzungen der §§ 14, 14a UStG entsprechende Rechnung besitzt. Mängel hinsichtlich dieser Voraussetzungen hat grundsätzlich der Unternehmer zu vertreten.

Problematisch wird der Vorsteuerabzug allerdings dann, wenn entweder die Rechnungen, aus denen sich der Vorsteuerabzug ergeben sollte, unvollständig oder gar nicht mehr vorhanden sind. Der spätere Verlust der Rechnung bringt den bereits entstandenen Abzugsanspruch zwar nicht rückwirkend zum Erlöschen. In diesen Situationen ist der Abzug der Vorsteuer aber nur unter bestimmten Umständen möglich.

Im Falle einer unvollständigen Rechnung muss der Rechnungsteller die Rechnungen nachträglich vervollständigen. Unterbleibt dies, werden die betreffenden Vorsteuerbeträge nicht zum Abzug zugelassen. Das Finanzamt kann aber in solchen Fällen unter bestimmten Voraussetzungen den Vorsteuerabzug nach § 163 Abgabenordnung (Fußnote) schätzen oder aus Billigkeitsgründen nach § 163 AO anerkennen. Eine derartige Anerkennung kann jedoch nur stattfinden, soweit die Unterlagen für den Vorsteuerabzug nicht vorhanden sind und auch nicht vorhanden waren.

Dagegen hat das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage nach § 162 AO zu schätzen, soweit es sie nicht ermitteln oder berechnen kann. Dies ist aber auch nur dann möglich, wenn davon ausgegangen werden kann, dass vollständige Unterlagen für den Vorsteuerabzug überhaupt vorhanden waren.

Kann eine Rechnung nicht mehr vorgelegt werden, so trägt der Steuerpflichtige die objektive Beweislast dafür, dass er die Originalrechnung im Zeitpunkt des Vorsteuerabzuges besessen hat. Ihm obliegt es, darzulegen und nachzuweisen, dass der andere Unternehmer eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt und ihm ausgehändigt hat. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (Fußnote) kann der Steuerpflichtige hierfür nicht nur die Originalrechnung, sondern den Nachweis mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln führen. Zu beachten ist aber in diesem Zusammenhang, dass der bloße Hinweis auf die Gewinnermittlung oder Buchhaltung als Nachweis nicht geeignet ist.
Ist ein derartiger Nachweis des Steuerpflichtigen nicht möglich, scheidet auch die Möglichkeit der Schätzung aus.

Liegen die Voraussetzungen einer Schätzung vor und wird diese von der Finanzverwaltung auch durchgeführt, lässt sich hieraus aber kein Anspruch auf Anerkennung darüber hinausgehender Vorsteuerbeträge schließen.

Für die Praxis dürfte es sich daher empfehlen, im Falle des Verlustes eines erforderlichen Beleges den Rechnungssteller zu bitten, eine Kopie der Rechnung zu fertigen und dem Steuerpflichtigen zu übersenden.