Außenprüfung im Steuerrecht – Voraussetzungen und Ablauf im Überblick

Außenprüfungen sind ein Instrument der Steuerbehörden zur Ermittlung steuerlich erheblicher Sach- und Rechtverhältnisse des Steuerpflichtigen. Sie ist gesetzlich in der Abgabenordnung (Fußnote) und in der Betriebsprüfungsordnung (Fußnote) geregelt.

1. Zulässigkeit
Außenprüfungen sind in Form von Betriebsprüfungen nach § 193 der AO regelmäßig nur bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind. In Sonderfällen kommen die Prüfungen bei anderen Steuerpflichtigen in Betracht. So etwa, wenn diese Steuerpflichtigen Steuern für Dritte einbehalten oder abführen müssen.

Die Zulässigkeit besteht dabei unabhängig davon, ob eine Steuer bereits festgesetzt, ob ein Steuerbescheid endgültig, vorläufig oder unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Ein Anspruch auf Außenprüfung besteht nicht. Vielmehr steht ihre Durchführung im Ermessen der Finanzbehörde. Zur einheitlichen Ermessensausübung hat eine Betriebsgrößenqualifikation durch die obersten Finanzbehörden stattgefunden. Danach wird eingeteilt in Großbetriebe, Mittelbetriebe, Kleinbetriebe und Kleinstbetriebe.
Sie kann zur Ermittlung der Steuerschuld sowohl dem Grunde nach als auch der Höhe nach durchgeführt werden. Unerheblich dabei ist, ob die Steuerschuld möglicherweise bereits verjährt ist oder aufgrund anderer Umstände nicht mehr durchgesetzt werden kann.

2. Umfang
Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung. Prüfungsgegenstand ist der gesamte Sachverhalt, der für die Entstehung der Steuerschuld von Bedeutung ist. Je nach Einzelfall entscheidet die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen, ob sich die Ermittlungen auf eine oder mehrere Steuerarten, Besteuerungszeiträume oder nur im Hinblick auf ganz bestimmte Umstände erstreckt. Unter gewissen Umständen ist auch die Überprüfung der Verhältnisse von Gesellschaftern einer Personengesellschaft möglich, ebenso die Überprüfung der steuerrechtlichen Verhältnisse anderer Personen.

Während bei Großbetrieben sogenannte Anschlussprüfungen durchgeführt werden sollen, sollen bei anderen Betriebsgrößen grundsätzlich nicht mehr als drei Besteuerungszeiträume erfasst werden, wobei es sich dabei nicht notwendigerweise um die letzten drei Prüfungszeiträume handeln muss.

3. Durchführung
Grundlage einer Außenprüfung ist die vorangehende Prüfungsanordnung durch die für die Besteuerung zuständige Behörde. Diese enthält den voraussichtlichen Prüfungstermin, die Namen des Prüfers, eine Rechtsbelehrung sowie die Bekanntmachung gegenüber dem Steuerpflichtigen gemäß §§ 196, 197 AO.

Im Rahmen der Außenprüfung hat der Außenprüfer die erheblichen Tatsachen für die Besteuerungsgrundlagen zugunsten sowie zu Ungunsten des Steuerpflichtigen zu überprüfen, § 194 AO.

Der Steuerpflichtige trägt hierbei zur Unterstützung des Prüfers eine Mitwirkungspflicht. Er ist verpflichtet, Auskünfte zu erteilen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Aufzeichnungen herauszugeben.

Im Anschluss an die Außenprüfung soll die Finanzbehörde dem Steuerpflichtigen auf Antrag verbindlich zusagen, wie ein bestimmter geprüfter Sachverhalt in Zukunft steuerrechtlich behandelt wird.

4. Wirkungen
Durch den Beginn oder die durch den Steuerpflichtigen beantragte Verschiebung der Außenprüfung wird die Festsetzungsverjährung gehemmt. Die Festsetzungsfrist beginnt gemäß § 170 Abs. AO grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist und läuft bei Außenprüfungen insbesondere dann nicht eher ab, als dass ein auf diese erlassene Steuerbescheide bestandskräftig geworden sind.

Ferner tritt gemäß § 173 Abs. 2 AO eine Änderungssperre ein, denn Steuerbescheide aufgrund von Außenprüfungen könne nur noch dann aufgehoben oder geändert werden, wenn eine Steuerhinterziehung oder eine leichtfertige Steuerverkürzung begangen wurde.

5. Sonderformen
Neben der klassischen Betriebsprüfung werden auch Umsatzsteuer- und Lohnsteuersonderprüfungen durchgeführt. Sie beziehen sich nur auf ausgewählte Sachverhalte in Bezug auf Umsatz- oder Lohnsteuer, können aber dennoch weitreichende Folgen haben.

Darüber hinaus können abgekürzte Außenprüfungen (Fußnote) durchgeführt werden. Dies kommt vor allem bei Steuerpflichtigen mit kleinen Betrieben oder ohne gewerbliche Einkünfte in Betracht sowie in Fälle, wo die entsprechende Prüfung an Amtsstelle unzweckmäßig ist. Schlussbesprechungen und Prüfungsberichte sind hier nicht erforderlich.

Betriebsnahe Veranlagungen stellen keine Betriebsprüfungen dar, denn dabei werden lediglich schwierige Sachverhalte vor Ort aufgeklärt, um die Veranlagungsstellen zu entlasten.