Warum Geheimhaltungsvereinbarungen wichtig sind (Teil 2)

Inhalt und Form von Geheimhaltungsvereinbarungen

Bei umfassenden Vertragswerken sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung im Idealfall bereits in die Hauptvereinbarung eingearbeitet, oder sogar schon im Vorfeld der Vertragsverhandlungen isoliert abgeschlossen werden. Letzteres gilt insbesondere im Bereich der sog. Know-how- bzw. Lizenzverträge und bei Projektverhandlungen zwischen Geschäftspartnern in denen bereits Geschäftsgeheimnisse offengelegt werden müssen. Nichtsdestoweniger kann und sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung auch im Rahmen von bereits bestehenden Vertrags- bzw. Geschäftsbeziehungen nachträglich isoliert abgeschlossen werden, wenn plötzlich ein erhöhter Bedarf an der Absicherung von sensiblen Daten besteht.

In jedem Fall sollte eine Geheimhaltungsvereinbarung eine präzise Bezeichnung der Vertragsparteien und des Vertragszwecks enthalten, was sich am Besten in einer Präambel zum eigentlichen Vertrag festhalten lässt. Der Vertragszweck soll eine sichere und zuverlässige Auslegung des gesamten Geheimhaltungsvertrages ermöglichen, indem unter diesem Punkt insbesondere dargestellt wird, warum die Vertragsparteien sich gegenseitig die in Rede stehenden Daten überlassen haben oder überlassen werden. Somit kann im Nachhinein durch Dritte (zum Beispiel durch ein Gericht) überprüft werden, ob eine etwaige Veröffentlichung oder Weitergabe der Daten gegen die Geheimhaltungspflicht verstößt oder nicht.

Weiterhin empfiehlt sich eine möglichst genaue positive und auch negative Definition und Benennung der im Einzelfall geheim zu haltenden Informationen. Hierbei sollte insbesondere eine Eingrenzung der vertraulich zu behandelnden Daten in sachlicher und zeitlicher Hinsicht erfolgen.

Zunächst muss der Gegenstand der Geheimhaltungspflicht positiv umschrieben werden, es erfolgt an dieser Stelle also eine konkrete Umsetzung des in einer etwaigen Präambel umschriebenen Vertragszwecks.

Der in den §§ 17 ff. UWG verwandte Begriff des Betriebsgeheimnisses sollte jedoch nicht als Ausgangspunkt in eine zivilrechtliche Geheimhaltungsvereinbarung übernommen werden, da dann nur von einer Verletzung der Geheimhaltungsverpflichtung ausgegangen werden kann, wenn die in Rede stehende Information für den jeweiligen Geschäftspartner wirtschaftliche Bedeutung im Wettbewerb hat. Dies wird im Einzelfall nicht immer gut nachweisbar sein. Daher sollten zunächst möglichst alle im Rahmen der Zusammenarbeit offenbarten Informationen unter die Geheimhaltungspflicht gefasst werden.

Von der Verpflichtung zur Geheimhaltung sollten sodann jedoch solche Tatsachen ausdrücklich ausgenommen werden, die dem Geschäftspartner oder der Öffentlichkeit bereits bekannt sind. Durch diese zusätzliche negative Definition der geheim zu haltenden Informationen kann dem Geschäftspartner – sofern beide Vertragsparteien Unternehmer sind – die Beweislast hinsichtlich des Vorliegens einer Ausnahme von der grundsätzlich umfassenden Geheimhaltungspflicht auferlegt werden – was sich in etwaigen Prozessen als sehr hilfreich erweisen kann.

Ferner sollten auch die einschlägigen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes in den Vertrag miteinbezogen werden (hier genügt eine generelle Verweisung auf die Paragrafen), damit diese ohnehin bestehenden Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten auch vertraglich wirken. Ein Verstoß gegen diese gesetzlichen Vorschriften könnte dann auch eine Vertragsstrafe nach sich ziehen, was jedoch später noch thematisiert wird.

Schließlich muss eine Geheimhaltungsvereinbarung darüber Auskunft geben, wie die Geheimhaltungspflichten konkret umgesetzt werden sollen. Dies beinhaltet insbesondere die möglichst präzise Umschreibung der Verhaltensregeln im Umgang mit den fraglichen Daten, sowie die Vereinbarung einer Vertragsstrafe zur Sicherung einer Sanktion bei Verstoß gegen die Vereinbarung.

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