Die Eigentümerversammlung - 4. Das Protokoll der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung - 4. Das Protokoll der Eigentümerversammlung

Das WEG sieht in § 24 Abs. 6 Satz 1 vor, dass über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine so genannte Versammlungsniederschrift (Protokoll genannt) anzufertigen ist. Zweck des Protokolls ist die Dokumentation des Inhalts und des Zustandekommens oder des Nichtzustandekommens von Beschlüssen.

Das Protokoll muss den Ort und die Zeit des Stattfindens der Eigentümerversammlung enthalten sowie den Wortlaut der Beschlüsse und das jeweilige Abstimmungsergebnis.

Praxistip: Es empfiehlt sich, auch die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung im Protokoll festzuhalten, um bei eventuellen späteren (gerichtlichen) Auseinandersetzungen dem Einwand der Unwirksamkeit des Beschlusses aus diesem Grund entgegenzuwirken.

Die Anfertigung des Protokolls obliegt regelmäßig dem Versammlungsleiter und somit grundsätzlich dem Verwalter. Dieser und soweit ein Verwaltungsbeirat vorhanden ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter, müssen das Protokoll unterschreiben. Die Unterschriften beweisen jedoch nicht die inhaltliche Richtigkeit der Protokoll sondern nur Urheberschaft. Es handelt sich insoweit um eine so genannte Privaturkunde iSv. § 416 ZPO.

Praxishinweis: Die Wohnungseigentümer können jedoch per Mehrheitsbeschluss eine andere Person mit dieser Aufgabe betrauen. Lediglich die Unterschrift des Versammlungsleiters ist gesetzlich vorgeschrieben.

Praxishinweis: Auch wenn die Beweiskraft des Prokolls eingeschränkt ist, schließt dies nicht die Auslegung von Beschlüssen anhand des Protokolls aus. Vielmehr ist nach Ansicht des BGH im Zweifel davon auszugehen, dass ein protokolliertes Beschlussergebnis auch so in der Eigentümerversammlung festgestellt und verkündet wurde.

Eine gesetzliche Vorgabe, in welchem Zeitraum der Hausverwalter bzw. der Versammlungsleiter das Protokoll zu fertigen hat, gibt es nicht. Die Wohnungseigentümer sollen jedoch in die Lage versetzt werden, rechtzeitig vor Ablauf der Anfechtungsfrist von einem Monat zu prüfen, ob der oder die Beschlüsse einer Anfechtung bedürfen. Die Rechtsprechung verlangt daher, dass das Protokoll mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist angefertigt sein muss.

Praxishinweis: Grundsätzlich besteht nicht die Pflicht, den Wohnungseigentümern die Protokoll zuzusenden. Insoweit genügt die rechtzeitige Möglichkeit der Einsichtnahme. In der Praxis sehen jedoch viele Gemeinschaftsordnungen vor, dass das Protokoll an die Wohnungseigentümer versendet werden muss.

Praxishinweis: Die Protokollierung der Beschlüsse ist grundsätzlich keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Durch Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung können die Wohnungseigentümer jedoch bestimmen, dass zur Gültigkeit eines Beschlusses der Eigentümerversammlung dessen Niederschrift im Protokoll erforderlich ist. In diesem Fall führt ein Verstoß gegen die Aufnahme im Protokoll jedoch lediglich zur Anfechtbarkeit des Beschlusses.

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