Rechnungswesen: Grundsätzliche Fragen aus der Praxis

Die steuerlichen Pflichtangaben sind das A und O im Rechnungswesen. Nachfolgend werden einige grundsätzliche Fragen insbesondere aus diesem Bereich beantwortet, die in der Praxis besonders oft nachgefragt werden. 1. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben? Wir empfehlen, auf Ausgangsrechnungen aus Sicherheitsgründen nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Fußnote) anzugeben. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass kein Unbefugter mit der Steuernummer eines Unternehmens telefonisch Daten beim Finanzamt erfragen kann. 2. Wie und wo beantrage ich eine USt-IdNr.? Zuständig für die Erteilung einer USt-IdNr. ist das Bundesamt für Finanzen. Die USt-IdNr. bekommt jeder Unternehmer auf Antrag zugeteilt, selbst wenn er keine Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Geschäftspartnern hat. Der Antrag kann neuerdings auch über das Internet gestellt werden (Fußnote). 3. Welche steuerlichen Folgen ergeben sich, wenn Belege nicht mehr leserlich sind? Im Jahr 2004 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass es nicht reicht, Rechnungen während der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht zu archivieren. Die Rechnungen müssen auch "leserlich" aufbewahrt werden. Für Eingangsrechnungen, die Jahre später bei Umsatzsteuersonder- oder Betriebsprüfungen verblasst und deswegen nicht mehr leserlich sind, verliert ein Unternehmer seinen Vorsteuerabzug. Im Extremfall wird auch der Betriebsausgabenabzug versagt. Aus diesem Grund sollten insbesondere für Rechnungen und Verträge auf Thermopapier sicherheitshalber Kopien erstellt werden. 4. Sind für künftige Archivierungskosten Rückstellungen zulässig? Nach § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung sind Unternehmer zur Bildung einer Rückstellung für Archivierungskosten innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet. Das sieht auch der Bundesfinanzhof (Fußnote) so (Fußnote). Wichtig: Über die Höhe der Rückstellungen wird heiß diskutiert. Innerhalb der Finanzverwaltung wird die folgende Ermittlung der Rückstellung favorisiert:

• Es ist unzulässig, in die Rückstellung Kosten für die Entsorgung der aufzubewahrenden Unterlagen einzubeziehen, die nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht anfallen.
• Von den kalkulierten Mieten oder Abschreibungen für Lagerräume muss ein Abschlag von 20 Prozent vorgenommen werden.
• Die verbleibenden jährlichen Kosten dürfen nicht auf zehn Jahre hochgerechnet werden, sondern müssen nur mit einem Faktor von 4,5 multipliziert werden.

5. Kann ich Rechnungen des Jahres 1995 Ende 2005 entsorgen? Grundsätzlich müssen Belege aus steuerlichen Gründen mindestens zehn Jahre leserlich aufbewahrt werden. Doch ganz so einfach ist die Zeit-Rechnung nicht. Die Belege müssen nämlich von Beginn des Jahres zehn Jahre archiviert werden, das dem Jahr folgt, in dem die Buchhaltungsunterlagen letztmals bearbeitet wurden. Haben Sie Ihren Jahresabschluss 1995 daher erst im Jahr 1997 erstellt, dürfen Rechnungen guten Gewissens erst 2007 vernichtet werden. 6. Ist ein Vorsteuerabzug für E-Mail-Rechnungen möglich? Für Rechnungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, gibt es zwar einen Vorsteuerabzug. Das setzt jedoch voraus, dass die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Im Klartext bedeutet das: Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der elektronischen Rechnungen muss durch ein spezielles Programm nachgewiesen werden. Gehen Rechnungen per E-Mail ein und fehlt es an einem Software-Programm, das die digitale Signatur prüft und sicherstellt, ist ein Vorsteuerabzug unzulässig. Unser Tipp: E-Mail-Abrechnungen sollten erst bei Erhalt der Originalrechnung gezahlt werden. Die gleichen Regeln gelten bei Erhalt einer Rechnung über ein Computer-Fax oder einen Fax-Server. 7. Wann muss bei Dauerverträgen eine Rechnung erteilt werden? Grundsätzlich stuft das Finanzamt Dauerverträge wie Miet-, Wartungs- oder Leasingverträge steuerlich als Rechnung ein, für die dem zahlenden Unternehmer ein Vorsteuerabzug zusteht. Voraussetzung ist, dass der Vertrag sämtliche Rechnungsangaben wie eine normale Rechnung enthält. Im Vertrag fehlende Angaben (Fußnote) müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hingewiesen werden muss. 8. Was passiert, wenn ich an Privatkunden keine Rechnung stelle? Werden für einen privaten Auftraggeber Leistungen erbracht, aber keine Rechnung gestellt, kann das folgende Konsequenzen nach sich ziehen:

• Nach dem "Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung" muss ein Unternehmer über umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung erteilen. Wird leichtfertig oder vorsätzlich keine Rechnung gestellt, können Geldbußen bis 5.000 Euro festgesetzt werden (Fußnote).
• Nach § 35a Abs. 2 Einkommensteuergesetz dürfen Privatleute für Handwerksleistungen an der eigenen Wohnung 20 Prozent der Handwerksrechnung, maximal 600 Euro auf ihre private Steuerschuld anrechnen lassen. Das funktioniert zwar nur gegen Vorlage einer Rechnung und eines Überweisungsbelegs. Dennoch versuchen viele Privatleute, ohne Rechnung in den Genuss dieser Steuervergünstigung zu kommen, indem sie nur das Unternehmen angeben, das die Leistungen durchgeführt hat. Hier drohen zum einen die erwähnten Bußgelder. Zum anderen könnte die Nichterteilung der Rechnung eine Umsatzsteuersonderprüfung nach sich ziehen.

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